ホームページの維持費はいくら必要？ 初年度と2年目の予算の立て方

ホームページ制作の見積書を受け取ったら、制作費に加えて、初年度に口座から出ていく金額と、2年目にサイトを続けるための金額を別々に出しましょう。見積書に「月額」とあっても、実際は年払いだったり、制作中からサーバーの契約が始まったりします。何にいくら払うかと、いつ払うかの両方が分かると、依頼前に資金を用意できます。

維持費の予算は、サイトを置くサーバー、アドレスとして使うドメイン、保守や有料機能の継続料金、必要なときに頼む修正費を足して考えます。自分でお知らせを書けるサイトでも、サーバー代やドメイン代が別にかかる場合があります。反対に、月額契約にサーバーなどが含まれていれば、同じ費用を別の行で足す必要はありません。

この記事では、見積書一通をもとに、24か月の支払予定と予算表を作ります。例に出す教室と金額はすべて架空です。自社で使うときは、手元の見積書と契約先からの回答に置き換えてください。

見積書と契約条件から支払日を拾う

まず、制作見積書、保守の案内、サーバーやドメインの申込画面を手元に置きます。すでに契約しているものは管理画面の次回請求額、支払日、契約期間も確認します。見積書にすべて載っていると思い込むと、自社で直接契約する費用を落としやすくなります。制作会社、サーバー会社、ドメイン会社のうち、どこから請求が来るかを金額の横に書いておくと、抜けと二重計上の両方を見つけやすくなります。

この予算表では「初年度」を契約して最初の支払いがある月から12か月、「2年目」を次の12か月とします。制作に3か月かかるなら、その3か月も初年度に含めます。社内で4月〜翌3月のように年度が決まっている場合は、同じ支払予定を実際の年月に置き、社内の区切りで集計してください。表に入れるのは資金を用意する月で、契約がカバーする期間は別の欄に残します。

「サーバーは月1,100円相当」と書いてあっても、12か月分を契約時にまとめて払う契約なら、その月に13,200円を入れます。残りの11か月に1,100円ずつ入れると、年の合計は同じでも契約月に必要な金額を見誤ります。同様に、更新日が4月でも引き落としが3月なら、支出は3月に置きます。更新の案内が届く日、支払締切日、契約が切り替わる日はそれぞれ確認しましょう。提供元の確認箇所の例は、ロリポップ！の契約更新案内で見られます。

初回と次回の金額も分けます。例えばドメインの取得時に割引があれば、最初の請求が0円でも、更新時には支払いが発生することがあります。契約を続ける間は無料になる特典なら、どのプランや契約期間が条件かも確認します。取得料金と更新料金をどこで確認するかは、エックスサーバーのドメイン料金表が一例です。見積もりに更新額の記載がなければ、その行は0円にせず、更新の金額と請求月を確認してから埋めます。

制作費・維持費・予備費を別の行にする

制作費は、最初に作るための支出です。着手金と残金に分かれているときは、請求月ごとに二行にします。総額だけを控えると、最初の請求を見落としたり、分割分を入力したうえで総額も足したりします。公開後まで分割払いが続く契約では、2年目に入る支払いも、その月に制作費として置きます。月々請求が来る項目でも、制作費の分割分と継続してサイトを維持する料金は別に扱います。

固定の維持費には、契約を続ける限り払うものを入れます。サーバーやドメインのほか、有料の予約機能、サイトで使う有料の追加機能、保守などが該当します。たとえば予約機能の年額が初回の制作見積もりに含まれているなら、初回分はどの行に含まれるかを記録し、次回の更新分は実際に支払う月に足します。更新の前払いがあれば、初年度に次回分が入ることもあります。制作・サーバー・更新を一つの料金にまとめる契約もあります。内訳を控えておき、予算表には同じ請求を一度だけ入れます。

予定の修正費には、実際に頼む見込みがある作業を入れます。例えば毎年9月に教室のコース表を差し替える場合、保守に含まれず単価が決まっているなら、9月の支出予定に入れます。単価が分かっていても、いつ何回頼むか決まっていなければ、今年必ず出ていく費用からは分けておきます。前年に頼んだ回数がある場合は、今年も同じ内容と範囲で頼むか確かめたうえで回数を入れます。

予備費は、急な修正などに備えて自社で確保しておく枠です。例えば受付条件が変わり、案内ページと問い合わせフォームを同時に直すときに使います。予定したコース表の修正費はすでに予定額に含めているので、同じ作業を予備費にもう一度入れません。また、必要な契約なのに更新価格が分からないものは、まず「要確認」です。使うか分からない予備費とは分けて、価格が判明するまでは予算の承認を保留する理由として残します。

記入例で初年度と2年目の金額を出す

例として、4月に制作を契約し、7月に公開する小さな教室を考えます。制作費は4月と6月に半分ずつ支払います。サーバーとドメインは4月に契約し、2年目の支払いも4月と確認できた設定です。保守は公開する7月から月払いで、コース案内の変更は保守の対象外のため毎年9月に一度依頼します。以下は税込の架空金額で、相場やLIFESEEDSの料金を示すものではありません。

教室ホームページの2年分の予算表（架空例）

項目	初年度の支出	2年目の支出
制作費	4月と6月に各66,000円 計132,000円	0円（支払い済み）
サーバー	4月に13,200円	4月に13,200円
ドメイン	4月に0円（初年度特典）	4月に3,300円
月額保守	7月〜翌3月の9回 5,500円 × 9 ＝ 49,500円	4月〜翌3月の12回 5,500円 × 12 ＝ 66,000円
固定支出の計	194,700円	82,500円
予定の案内修正	9月に8,800円	9月に8,800円
支出予定額	203,500円	91,300円
予備費	11,000円（別に確保）	11,000円（別に確保）
予算枠	214,500円	102,300円

制作費を除いた維持の支出予定は、初年度が71,500円、2年目が91,300円です。差は19,800円で、保守が3回増える16,500円とドメインの更新料3,300円の合計です。サイト全体の支出は制作費がなくなる2年目に減りますが、維持にかかる分だけを見ると、この例では2年目の方が増えます。翌年分を考えるときは、初年度の維持費をそのまま写さず、開始月と特典を外した条件で計算します。

予算表の下には、2年間の支出予定294,800円、予備費込みの予算枠316,800円と書きます。予備費を使わなければ、支出予定に従った場合の支払いは294,800円です。支払い済みの金額を記録するときは、予算の列を書き換えず、実際に払った額を隣の列に入れます。例えば9月の変更を社内で済ませた年は、その8,800円を実績から外して残額を確かめます。予定と実際を残しておくと、翌年は予備費の額や修正の回数を決め直せます。

見積書のある項目を入力するときは、単価の税込・税抜を混ぜず、同じ基準にそろえます。この例ではすべて税込です。「5,500円」という数字だけを書き写さず、1回分なのか、1か月分なのか、年額の月換算なのかも残します。税込額や端数が請求書と合わなければ、元の請求書の支払額を使い、差が出た項目と理由を記録しましょう。

年の合計が出たら、支払いが重なる月を見る

初年度の4月は着手金66,000円とサーバー13,200円で79,200円。6月は残金66,000円です。9月は保守5,500円に案内修正8,800円を足して14,300円になります。ほかに、5月は0円、7〜8月と10月〜翌3月は各月5,500円です。初年度の支出予定203,500円を12で割ると月平均は約17,000円ですが、契約月の引き落としには約8万円が必要です。

2年目の4月はサーバー13,200円、ドメイン3,300円、保守5,500円で22,000円。9月は初年度と同じ14,300円で、そのほかの10か月は毎月5,500円です。表の年額と月別の金額を別々に足して同じ数字になるか確認すると、保守の数え忘れや年払いの二重計上に気づけます。予備費は支払日が決まっていないので、この月別合計の外に置きます。

例えば実際の契約で、2年目のサーバー代13,200円だけが3月に引き落とされると分かった場合、初年度の3月は保守と合わせて18,700円、2年目4月はドメインと保守を合わせて8,800円です。支出予定額は初年度216,700円、2年目78,100円になります。2年間の合計は294,800円のままです。更新を前に払うという事実だけで、年別に用意する金額は変わります。「2年目の契約分」と「2年目に払う分」を表の別の欄にしておくと、年度をまたいでも追えます。

3年契約を一括払いする場合も同じ考え方です。1年当たりの費用は契約の検討に使い、現金の予算表には全額を払う月に入れます。2年目に支払いがなければ「前払い済み」と記載し、次に支払いが来る月が24か月の表の外でも更新予定を控えます。2年分を見たときに0円の行があっても、初年度の特典なのか、前払い済みなのか、他の契約に含まれているのかで、次に確認することが変わります。

自社の予算表に写すときは確認先も入れる

紙でも表計算ソフトでも、最初は次の項目を一行ずつ作れば始められます。月額保守のように同じ金額が続く項目は、まず開始月と回数を入れて年別の金額を出します。次に12か月ずつの欄へ転記します。年払いの金額と月ごとの金額が分かれている見積書では、どちらが実際の請求かを問い合わせてから入力してください。

自社で書き始めるための予算表

費用の項目	初年度の支払月・金額	2年目の支払月・金額	確認先とメモ
制作費	月・　円	月・　円	制作会社。分割は支払ごとに行を追加
サーバー・ドメイン	月・　円	月・　円	契約ごとに行を分け、特典と次回請求を確認
保守・有料機能	月から・　円 ×　回	月から・　円 ×　回	請求元。年払いは実際に払う月へ
予定の修正	月・　円	月・　円	頼む内容、回数、単価、保守に含まれるか
予備費	円	円	使ってよい条件を社内で決める

決まっていない欄には「何が未確認か、誰に確認するか、いつ返事が必要か」を一緒に書きます。例えば「ドメイン更新額は要確認。制作会社に、年額と実際の請求月を契約前に確認」と残します。更新額が分からないからといって、別のプランで見つけた金額で予算を確定すると、特典や支払期間の違いが後から出てきます。仮置きする場合は根拠のある上限と確認期限を添え、確定した支出と分けて扱います。

依頼先には、「この月額にサーバーとドメインが含まれますか。更新年に追加で払うものはありますか」「保守の最初の請求は契約月、公開月、その翌月のどれですか」「年払いの請求が引き落とされる月はいつですか」と、表の空欄ごとに尋ねると話が進みます。「保守に含まれます」という回答を受けたら、どの明細行に入っているかも確認すると金額を二重に入れずに済みます。金額の回答は後で見返せるように、見積書の改訂版やメールで受け取っておきます。

契約の継続が前提の費用と、契約をやめるときだけの費用も分けます。2年以内の見直しを予定している場合は、解約を申し出る期限や、切り替えのために一時的に新旧のサービス代が重なる可能性を確認します。継続する予算表に解約費用を含める必要があるか迷うときは、「継続」と「切替」の表を二枚に分け、切替の月だけに必要な支払いを記載してください。変更の予定がなければ、次回の契約見直し日を控えるだけでも十分です。

予算に収めるには、作業の分担を決める

維持費を減らすために、まず「自社で作業しても困らないもの」を選びます。例えば、担当者が管理画面から毎月の休業日を更新し、別の人が公開画面を確認できるなら、日常のお知らせ更新を自社で引き受けられるかもしれません。一方、フォームの送信先や入力項目を変更する場合は、変更後にメールが届くところまで確認する必要があります。作業時間を取れない、間違ったときに戻せない、受付が止まると困るといった場合は、その作業を外注する前提で表を組みます。

保守は、ホームページを使い続けるために行う技術面の手入れです。文章の差し替えなどの作業も含むかは契約によって変わります。たとえばWordPressでバックアップを頼む場合は、サイトのファイルと、記事や設定を保存するデータベースの両方が対象か、復元の作業まで依頼できるかを聞きます。復元が月額に含まれるなら同じ金額を足さず、障害時だけ別料金なら、単価を確認して予備費を考える材料にします。含まれるか分からなければ「要確認」と記入します。WordPress公式のバックアップ資料でも、ファイルとデータベースを分けて説明しています。

例の教室が2年目に10万円までの予算しか取れないとします。予備費を含めると102,300円なので、2,300円超えています。9月の変更が、作り込んだページ全体の修正ではなく、入力欄の文章を書き換えるだけで済むと制作側に確認できれば、自社で行う選択肢があります。8,800円の修正を社内で行い、追加の外部支出がなければ、予備費込みで93,500円です。担当者が確保できない場合は、作業を任せたまま予算を増やすか、変更内容や契約の範囲を相談します。外注費が減る分だけ社内作業が増えるので、繁忙期に誰が何分なら担当できるかも見ておきます。

予定した更新がいくつかある場合は、依頼するたびに料金がかかるのか、同じ日にまとめて頼むと一回分になるのかを確認すると、表の回数を現実に合わせられます。値上げの案内があったときも、契約のすべてをいったん見直す必要はありません。まず変わる費目と適用日を支払予定表に反映し、上限を超える年度と、見直しの相談を始める期限を確認します。変更が決まった時点の金額と、その根拠となる案内の日付を残しておきましょう。

見積書と予算表を並べて依頼内容を決める

最後に確認したいのは、契約時に払えるか、2年目も継続できるか、必要な作業を誰が引き受けるかの三点です。見積書の各項目を表に移せたら、初年度と2年目の支出予定がそれぞれ上限に収まっているか、最も支払いが多い月に資金を用意できるかを見ます。必ず払う項目に「要確認」が残っていれば、金額や請求月を確かめてから発注の判断をしましょう。

例えば島田市で教室や店舗のホームページを準備しているなら、「営業日や受付状況は自社で直す」「問い合わせフォームの変更は相談する」など、任せたい作業を予算表に一言添えておくと、見積もりの話を進めやすくなります。LIFESEEDSの制作範囲、料金、公開後の支援は島田市のホームページ制作サービスでご確認ください。保守をどこまで任せるか相談したい場合は、検討中の作業と月々の予算をお問い合わせからお知らせください。