サービスの説明には、社内では通じても初めてのお客様には分かりにくい言葉が混じります。AIに「簡単にして」とだけ頼むと、読みやすくなる一方、大切な条件まで消えることがあります。そこで、確認済みの意味と残す条件を先に渡し、用語・やさしい説明・残す条件の対照表を作ってみましょう。
島田市周辺の中小企業で、ホームページや配布資料の説明を見直す担当者向けの実践です。新しい商品紹介を作るのではなく、すでに正しいと確認した説明を、初めて読む人の言葉へ書き換えることに絞ります。
用語の正しい意味を社内で先に確かめます
材料は、現在使っている承認済みの説明文、社内の用語説明、担当者に確認した利用条件です。見つからない場合は、その仕事を担当する人に「ここでこの言葉は何を意味しますか」「省くと誤解になる条件は何ですか」と聞き、短いメモへまとめます。確認できない用語はAIに定義を作らせず、今回は保留にします。
最初は三つ程度の用語を選びます。例のために顧客メールや契約書全体を渡す必要はありません。氏名、住所、注文番号、社内価格、未公開の案件名は除き、公開してよい定義と条件だけを別のメモへ転記してください。必要な意味まで消えてしまう場合は、情報の扱いを担当者へ確認してから続けます。
Claudeの通常のチャットで文章を貼り付けます
この例は、会社で利用を認めているClaudeのWeb版で進めます。公式の利用開始ガイドにあるチャットへの文字入力を使います。ログイン後、新しい会話を始め、下の資料と指示を入力欄へ貼り付けて送信します。ファイル添付、外部サービス連携、Web検索はこの作業に必要ありません。
使うアカウントの契約と会社の情報利用ルールを確認します。個人向けのプライバシー設定と業務用の契約を同じものとして扱わず、公式の会話データに関する説明も確認してください。利用枠を使い切った場合は、無理に有料契約を追加せず、再開できるときまで材料を保存します。
角括弧の中を書き換えて入力資料を作ります
次の［ ］を自社の確認済み情報へ置き換えます。用語ごとにIDを付け、元の定義と残す条件を分けておくと、回答を一行ずつ照合できます。掲載したい場所と読者も具体的にします。
読む人：［このサービスを初めて検討する人など］ 使う場所：［ホームページの申込み案内など］ 用語ID：［T1］ 専門用語：［用語］ 確認済みの定義：［担当者に確認した意味をそのまま転記］ 省いてはいけない条件：［対象、時期、例外など。なければ「なし」］ 確認元と確認日：［社内資料名・確認担当・日付。外部へ出せない名称は省く］ （次の用語も同じ形で追加）
続けて、次の指示を同じ入力へ貼り付けます。上の資料には自社のIDと定義を入れ、この指示文はそのまま続けて貼り付けて使えます。
上の資料だけを使い、専門用語を初めて読む人向けの短い説明へ書き換えてください。 用語ID／元の用語／やさしい説明案／必ず残す条件／人に確認する点の表で返してください。 説明案は一〜二文にし、必要なら元の用語を括弧で残してください。 定義にない効果・期限・料金・事例を加えないでください。専門用語を別の専門用語へ置き換えないでください。 省いてはいけない条件は意味を変えずに残してください。 意味が不明な用語は推測せず「説明保留」とし、確認質問を示してください。 表を作った後、元資料にない内容を追加していないか点検し、気になる行のIDを示してください。
架空の入力と出力で完成形を見ます
以下は説明用の架空例です。印刷サービスの実際の条件や、お客様の事例ではありません。
読む人：印刷を初めて頼む人 使う場所：申込み案内 T1／校正／印刷前に文字や内容の誤りがないか確認すること／確認後に修正があれば担当へ連絡する T2／納期／完成品を引き渡す予定日／注文受付日とは異なる T3／特別工程／担当者に意味を未確認／説明を作らない 確認元と確認日：架空の社内用語メモ、2026年10月11日。T1とT2は確認済み、T3は未確認という設定。
望ましい出力の一例は次のようなものです。Claudeで実際に生成して確認した結果ではなく、元資料を照合するために作った例示です。
| 用語ID | 元の用語 | やさしい説明案 | 必ず残す条件 | 人に確認する点 |
|---|---|---|---|---|
| T1 | 校正 | 印刷前に、文字や内容に誤りがないか確かめます（校正）。確認後に直したい箇所があれば担当へ連絡してください。 | 確認後の修正は担当へ連絡する | 確認済み定義の範囲では追加の質問なし。掲載前に担当者が照合する |
| T2 | 納期 | 納期は、完成品をお渡しする予定日です。注文を受け付けた日とは異なります。 | 注文受付日とは異なる | 確認済み定義の範囲では追加の質問なし。掲載前に担当者が照合する |
| T3 | 特別工程 | 説明保留 | 意味を確認するまで説明を作らない | 特別工程はどの作業を指しますか |
短すぎる回答は消えた条件を指定して直します
T2が「納期は注文の日です」になったら、読みやすさの問題ではなく意味の誤りです。次のように、その行だけを直す追加指示を送ります。
T2だけ修正してください。元の定義は「完成品を引き渡す予定日」です。 注文受付日と混同しない説明へ直し、この条件を残してください。他の行は変更しないでください。
別の難しい言葉が入ったら「T1の説明で使った○○も初めて読む人には難しいため、資料の意味を保って言い換えてください」と指定します。新しい効果や条件が加わった場合は、その箇所を削るよう頼みます。何度も意味が変わる行は、人が書く方へ切り替えます。
原資料と初めて読む人の理解を確認してから使います
元資料と表を左右に並べ、各IDの意味、対象、時期、例外を人が照合します。AIの最後の自己点検だけで合格にしません。用語を知る担当者が正しさを確かめ、その用語を知らない人へ「この説明だと、いつ何をすることだと思いますか」と聞きます。感想ではなく、説明から読み取った行動を確認します。
採用する一文を人がホームページや配布資料へ転記し、公開担当が元の説明と矛盾しないか読み直します。AIがサイトへ自動反映する手順ではありません。公開したページで前後の文章を含めて確認し、条件が変わったら入力資料、対照表、掲載文を一緒に更新します。最初の三語でこの流れを確かめてから、必要な用語へ広げましょう。
あわせて確認したい記事
自社の説明と確認の進め方を整理したい場合は、LIFESEEDSのAI活用支援をご覧ください。対象のページや資料をもとに相談する方は、お問い合わせから困っている点をお知らせください。
コメント