AIで社内資料の下書きを作る手順｜数字と出典を確認する方法

AIは、社内会議の説明資料、業務報告、手順の紹介などを、白紙から書き始める負担を減らせます。しかし、読みやすい文章が出ても、数字、日付、人名、制度名、引用元が正しいとは限りません。

島田市周辺の中小企業がAIで資料を作る場合、AIに任せるのは構成案と文章の下書きまでとし、事実の確定は人が原資料へ戻って行います。下書き作成と検証を同じ作業に混ぜないことが、安全に速く作る基本です。

AIは構成を支援できても事実を保証しない

NISTの生成AIプロファイルは、生成AIが誤った内容を自信ありげに示し、引用や論理そのものが架空の場合があることをリスクとして挙げています。そのため、「出典も書いて」と指示するだけでは不十分です。AIが示した出典名やURL自体が存在するから確かめます。

資料の目的は「AIで作る」ことではありません。会議で意思決定する、業務引き継ぎに使う、顧客へ説明するなど、読み手と次の行動を先に決めます。その後で、AIに出させる範囲と人が確認する範囲を分けます。

下書きの前に、使う元資料を一覧にします。最新版か分からないファイルや、個人情報を含む資料を、まとめてAIに入れないようにします。

区分	例	AIへの扱い	確認者
正本	承認済みマニュアル、確定表	承認済み環境で必要範囲だけ使う	内容の責任者
参考	過去版、他社事例、メモ	正本と混ぜず参考と明記	作成担当
未確定	予測値、検討中の日程	未確定のままにし、補完させない	決定権者
入力対象外	認証情報、未承認の個人・顧客情報	入力せず置き換える	情報管理担当

個人情報保護委員会の生成AI利用に関する注意喚起では、個人情報を含む入力が特定した利用目的の範囲内かを確認し、本人同意のない個人データは応答生成以外に扱われないことなどを十分に確認するよう注意が示されています。自社のルール、契約中サービスの保存・学習条件、管理者設定を確認します。

入力可能な元資料を絞ったら、AIには目的、読み手、文書の形式、含める要点に加え、次の禁止条件を伝えます。

ただし、この指示は誤りを防ぐ保証ではありません。AIが参照箇所を示しても、人が元ファイルを開き、原文と同じかを確認します。

下書き後は、全文をながめて「自然だ」と判断せず、確認対象を拾い出します。数字は単位と対象期間まで、日付は年と時区まで、引用は前後の文脈まで見ます。URLはページが開くだけでなく、その記載が資料内の主張を実際に支えているかを読みます。