仕入先の生産終了案内を受け取っても、自社の取扱表には略した品番や似た型式があり、どの商品を見直すべきかすぐには分からないことがあります。通知にある末尾の記号を読み飛ばすと、対象外の商品まで止めかねません。逆に、代替品の名前だけを控えると、旧品をいつまで発注できるかの確認が残ります。
この手順で作るのは、通知の対象と自社の取扱品を結ぶ確認票の下案です。生成AI（ChatGPTやClaudeやGeminiなど）に二つの短い表を渡し、完全一致した行、表記を確認する行、通知に根拠が見つからない行を分けてもらいます。購買担当者は下案を原本と照合し、誰に何を確かめるかを決めます。終売設定や発注はこの手順に含めません。
受注の締切と出荷の締切は別々に控える
通知の「終了」を一つの日付にまとめないでください。たとえば、オムロンの公開案内には最終受注年月と最終出荷年月が別々に記載されています。また、推奨代替品について、直接の互換品ではなく寸法などが変わると記した例です。すべてのメーカーの通知に同じ項目があるとは限りません。受注・出荷のどちらかが書かれていなければ「記載なし」、自社の仕入先での受付期限が分からなければ「別途確認」として扱います。
原資料は二つです。一つはメーカーや仕入先の通知の最新版。発行元、資料番号、版、発行日、対象の行、日付の項目名を確認します。転送されたメール本文だけなら、添付や公式掲載の有無を確認してから進めます。もう一つは自社の取扱表です。商品名の略称ではなく、メーカーとメーカー品番が分かる列を探しましょう。列がない場合は、承認済みの仕様表か過去の発注明細で照合できるまで、その行を確認待ちにします。
最初は架空のデータで試しましょう。業務で使う場合は、職場で許可された生成AIの通常のテキストチャットを使い、設定と入力可否を確認します。外部サイトの検索やファイル連携は不要です。通知の公開版と、持ち出しが許される最小限の転記だけを使います。取引条件、価格、在庫数、顧客名、担当者の氏名やメールは入れません。社内品番を伏せる場合は行IDに置き換え、照合に必要なメーカー品番も外部に出せない場合は、AIに渡さず社内で手作業します。ChatGPTのデータ管理の説明など、利用環境の公式案内も確認してください。設定を変えても、会社で禁止されている情報を入力してよいことにはなりません。
対象の行と品番の表記を保ったまま入力する
この例は、島田市で包装資材を扱う架空の事業者です。通知と取扱表のメーカー名・品番・日付・資料番号はすべて架空です。コピーして使うときは、次の「例」を許可済みのデータに置き換えます。日付が「2月末」までなら原文の粒度を保ち、「2月28日」に補いません。
【通知】 資料番号：例 N-17 版：例 第2版 発行日：例 2026-11-06 対象行｜メーカー｜終了対象の品番｜最終受注｜最終出荷｜候補と条件 N1｜例 A社｜PK-24-M｜2027年2月末｜2027年4月末｜PK-25-Mを推奨。寸法は要確認 N2｜例 A社｜PK-24-L｜2027年1月末｜記載なし｜代替品は記載なし 【取扱表の抜粋】 行ID｜メーカー｜表にあるメーカー品番 T01｜例 A社｜PK-24-M T02｜例 A社｜PK24-L T03｜例 A社｜PK-24-MB T04｜例 B社｜PK-24-M T05｜例 A社｜PK-24-L
この例でT02とT05を同じ商品として扱うと、同一の記録なのか、別商品なのか分からないまま一方を更新することになります。元の表記は残し、同一性が確認できないときは先に保留してください。
そのままコピーできる指示文
以下の通知と取扱表を比べ、購買担当者が原本確認に使う下案を作ってください。 取扱表の行IDを全件、元の順で1回ずつ出してください。メーカーと品番が 両方とも文字どおり一致した場合だけ「一致」とし、記号違いの同一性は 推定せず「表記要確認」としてください。同じメーカー・品番に異なる条件の 通知行があるときは、両方の根拠行を残し、判定・日付・候補を保留してください。 メーカー違いまたは別の末尾を 持つ品番は「この通知で対象根拠なし」としてください。対象外と断定しません。 列は、行ID｜元の品番｜判定｜通知の根拠行｜最終受注｜最終出荷｜ 代替候補の記載｜次に人が確認する点、としてください。 一致行だけ通知の日付・候補をそのまま転記してください。記載なしの 日付を補わず、一致以外の日付・候補は転記せず「保留」としてください。 代替品が取り付くか、発注できるか、販売を止めるかは判断しません。 通知や表に根拠がなければ質問を1行で書いてください。 【通知と取扱表】 （ここに、上で作った通知と取扱表を貼る）
出力を原本に戻って確かめる
下の表は、この架空データで期待する出力の記入例です。生成AIの実際の回答ではありません。
| IDと原表記 | 判定・根拠 | 最終受注／最終出荷 | 代替候補 | 次の確認 |
|---|---|---|---|---|
| T01 PK-24-M | 一致・N1 | 2027年2月末／2027年4月末 | PK-25-Mを推奨。寸法は要確認 | 取引窓口の受注締切と候補品の条件を照会 |
| T02 PK24-L | 表記要確認・N2は照会候補 | 保留／保留 | 保留 | 正式品番を原本で確認。T05とまとめない |
| T03 PK-24-MB | この通知で対象根拠なし | 保留／保留 | 保留 | 末尾Bも対象という記載が別にあるか確認 |
| T04 PK-24-M | この通知で対象根拠なし | 保留／保留 | 保留 | B社の品番として管理し、A社通知を転用しない |
| T05 PK-24-L | 一致・N2 | 2027年1月末／記載なし | 代替品は記載なし | 最終出荷と代替候補の案内有無を仕入先へ確認 |
まずIDを数えます。入力はT01〜T05の5行なので、同じIDが2回出たり4行に減ったりしていれば、見た目が整っていても使いません。次に、完全一致の2行を原本に戻して、メーカーと末尾までの品番を一文字ずつ照合します。T01の受注と出荷が入れ替わっていないこと、T05の「記載なし」が空欄や推測値に置き換わっていないことを見ます。
たとえばT02が「一致」と出たら、「T02の元表記はPK24-Lです。N2のPK-24-Lとは記号が違います。両方の表記を残し、T02を表記要確認に戻し、日付と代替候補は保留にしてください。全5行を出し直してください」と返します。それでも別の行が変わる場合は全体を作り直さず、原本を見て対象のセルを担当者が直します。訂正前の案と確認済みの表を分け、最後にもう一度全IDを確認します。
確認が必要な点だけを担当者へ渡す
T01は通知に一致しても、そのまま代替品に変えることはできません。購買担当者は仕入先の注文窓口へ「通知N-17第2版の対象品について、当社から注文できる最終受付時期と、推奨品で変わる仕様を確認したい」と聞きます。T02は購買の原記録から正式品番を調べ、確認できるまでT05とは別の行で持ちます。T05の出荷時期は、受注日から逆算せず照会した回答の日付を別列に残します。
原本を照合した人、照合日、次の確認先を確認票に書き、未確認の行には変更を加えません。通知が再発行されたら、先に旧版と新版で対象品番の追加・削除、期日の変更を比べます。新たに対象となった品番も含め、変更に関わる行を取扱表へ照合し直します。旧版にあった行が新版から消えたときは、理由が分かるまで自動で確定せず、発行元に確認します。最初は通知1件と取扱品5件程度で試し、転記にかかった時間だけでなく、保留が解消するまでの手戻りも記録すると、表を使い続けるか判断できます。
通知と社内台帳の扱いを整理し、自社で小さく試したいときは、AI活用と業務の見直しやお問い合わせをご利用ください。
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