AIで社内の略語を整理して初めて読む人向けの用語集を作りましょう

「この略語は何の意味ですか」と新人に聞かれたとき、担当者によって説明が違うことはありませんか。社内の用語集は、略語の正式名称を並べるだけでなく、どの場面で何を指すかが分かると仕事の確認に使えます。

この記事では、確認済みの意味をClaudeで読みやすく整理し、社内用語集の下書きと意味の確認待ち表を作ります。AIに略語を当てさせる方法ではありません。島田市周辺の少人数企業で、新しく仕事を覚える人へ渡す最初の一枚を作る実践案です。

説明済みの語を集め、未確認の意味は空欄にします

最初は一つの部署や作業で使う数語に絞ります。承認済みの手順書、社内案内、教育担当が確認した説明から、語句、正式名称、社内での意味、使う場面、資料番号を集めます。資料がない語は担当者へ意味を聞き、回答者と確認日を社内の原本に残します。

正式名称が決まっていない社内語もあります。無理に英語へ展開せず「正式名称未設定」として扱います。同じ略語が部署ごとに別の意味なら、部署名を仮の区分へ置き換えて二行に分けます。似た意味だからとAIに一つへ統合させないことが大切です。

顧客名、社員名、未公開製品名、連絡先、社外秘の数値や処理条件は入力から除きます。資料番号はM01などの仮番号にし、番号と原資料の対応表は社内へ残します。語句そのものが秘密情報なら、一般向けAIを使わず担当者が手で整理するか、会社が許可した環境で扱ってください。

通常のチャットへ入力する形を用意します

利用環境はClaudeのWeb版で、会社が利用を認めたアカウントを使います。ブラウザでclaude.aiへログインし、新しい会話を開きます。公式の開始ガイドで案内されるチャットへ、下の文章と入力を貼り付けて送る方法です。外部データ接続やファイル作成機能は必要としません。社内ルール、保存と学習利用に関する設定を確認してから始めます。個人向けFree・Pro・Maxでは、公式の設定案内に沿ってSettingsからPrivacyを開き、Help Improve our AI modelsを確認します。法人契約は管理者に適用条件を確認します。設定を変えれば秘密を無条件に入力してよいとは考えないでください。

次が書き換え用の入力欄です。【】内を自社で確認した内容へ置き換え、分からない欄には「未確認」と入れます。資料番号は自社で付け、AIに元ファイルを探してもらう前提にしません。

読む人：【初めてこの仕事を担当する人】
対象の部署・作業：【仮の区分】
語句ID：【T01】
語句：【社内で使う表記】
正式名称：【確認済みの名称／未設定／未確認】
原資料の説明：【その語が意味すること】
使う場面：【確認済みの場面】
根拠資料番号：【M01】
確認状態：【確認済み／未確認】
※語句ごとに同じ欄を追加する。

意味を足さない指示と一緒に送ります

以下の確認済み資料から、新しく仕事を担当する人向けの社内用語集の下書きを作ってください。
入力にない意味、正式名称、使用例、手順を推測で追加しないでください。
確認済みの語は「語句ID／語句／正式名称／対象区分／やさしい説明／使う場面／根拠資料番号」の表にしてください。
説明は入力の意味を保って短く言い換えてください。使う場面が未確認なら補わないでください。
意味が未確認、矛盾、同じ略語に複数の意味がある場合は統合せず、別の「確認待ち表」へ語句ID、問題、担当者に聞く質問、根拠資料番号を出してください。
原資料が正しいかは判定せず、入力の確認状態を変えないでください。
最後に入力した全語句IDが、用語集か確認待ち表のどこにあるか一覧にしてください。
入力：
【ここへ上の入力欄を貼る】

AIの回答は下書きです。読みやすい説明になっていても、社内で使う意味と一致するかは教育担当が確認します。原資料が間違っている場合は、その文章を言い換えても正しくはなりません。

架空の三語で完成形を確かめます

次は説明用の架空例で、実在企業の略語ではありません。Claudeで実行した回答の転載でもありません。入力T01は区分Aの「仮置」、意味は「担当者確認前の書類を一時的に置く棚」、場面は「受付後」、資料M01、確認済み。T02は区分Bの「仮置」、意味は未確認、資料M02。T03は「原照」、正式名称は「原本照合」、意味は「書類の内容を原本と突き合わせて確かめること」、場面は「書類を次の担当へ渡す前」、資料M03、確認済みとします。T01とT02の正式名称は未設定です。

用語集下書きの出力例

ID	語句と区分	正式名称	やさしい説明	使う場面	根拠
T01	仮置・区分A	未設定	担当者が確認する前の書類を、一時的に置く棚です	受付後	M01
T03	原照	原本照合	書類の内容を原本と突き合わせて確かめることです	次の担当へ渡す前	M03

確認待ち表は「T02／区分Bの仮置の意味が未確認／区分Bでも棚を指すのか、別の状態を指すのか確認する／M02」です。T01の意味をT02へ流用しません。入力三語に対して用語集二語と確認待ち一語になり、IDの抜けや二重登録がないことを確認します。

AIがT02を用語集へ混ぜたら「T02は未確認です。T01の説明を流用せず確認待ちへ戻し、変更したIDだけ示してください」と追加します。「原照」を決裁まで完了させる作業と書いたら、原本照合と決裁は別であることを指摘し、M03の意味だけで書き直させます。修正後も全IDと根拠を見直してください。

新人の質問を使って配布版を仕上げます

教育担当は一行ずつ原資料を開き、対象区分、意味、場面、資料番号を照合します。未確認行は確認者へ質問し、回答が来てから入力の確認状態を変えて作り直します。AIの文章が自然だからという理由で確認待ちを解除しません。

確認後、初めて読む人に「仮置にある書類は確認済みですか」のような質問をしてもらいます。用語集だけで意味を取り違えるなら、原資料の意味を変えずに説明を直します。具体的な操作方法が必要になった箇所は、用語集へ長い手順を足すより、承認済みの手順書を参照する形にします。

配布版には対象部署、確認日、版、更新担当を付け、社内の決めた保存先へ置きます。確認待ち表は教育担当が管理し、配布版と混ぜません。意味や使い方が変わったら該当IDを直し、参照する手順書と配布版を再照合して旧版を案内しないようにします。最初の数語で説明の聞き直しや修正がどこに残るかを確かめ、広げる範囲を決めましょう。

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