地域企業向けAI研修は参加者のパソコンで事前に接続を確かめましょう

AIを体験する研修では、参加者が当日パソコンを開いてから「会社の設定で使えない」「ログインできない」と気づくと、演習を始められません。講義の内容が決まった後に、接続できる状態も確認しておく必要があります。

自治体の産業振興・商工・DX担当者が、地域企業向けのAI体験研修を準備するための運営提案です。島田市周辺の事業者を対象にする場合も、その研修で使うサービスと会場の条件から確認項目を決めてください。募集文や研修カリキュラムではなく、参加決定後の端末・アカウントの準備を扱います。

講師と会場に確認してから参加者へ案内する

最初に講師へ、使うAIサービス、ブラウザでの利用かアプリの導入か、ログインの必要性、利用できるアカウント、費用が発生する操作の有無を聞きます。会場には通信方法、利用可能な端末台数、電源、貸出機の有無を確認します。未確定の貸出機やサポートを参加者へ約束しないでください。

製品の条件は公式案内へ戻って確かめます。例えばGemini Appsのログイン条件では、個人アカウントと仕事用アカウントで利用条件が異なり、仕事用は対応するWorkspaceの契約などの確認が必要です。研修で使うサービスが別なら、そのサービスの条件を調べます。自治体が使える環境と、参加企業が使える環境が同じとは限りません。

「準備しました」ではなく接続できた段階を聞く

参加者には、本番と同じ端末・アカウントで、主催者が指定する公式URLを開いてもらいます。会社の利用許可を確認したうえで、演習でログインが必要ならそこまで進み、機密を含まない短い練習文を入力できるか確かめてもらいます。接続できたことは、業務情報を入力してよいという許可の代わりにはなりません。

確認票は次のように、止まった場所が分かる形にします。これは運営用の提案であり、参加資格の選考票ではありません。

回答期限は、未接続者へ案内し直せる時期に設定します。例えば開催一週間前を期限にする案は、講師と運営がその後に対応できる場合の目安です。全研修に同じ日数を当てはめる必要はありません。

パスワードを集めずに困っている場所を把握する

確認票にはパスワード、認証コード、会社の文書、会話履歴を記入させません。「どの段階で止まったか」「表示されたエラー文」を必要な範囲で聞きます。画面の画像を求める場合は、メールアドレスや氏名などを隠してもらいます。期限までに確認票が返らない人は「未確認」とし、接続できた人へ数えません。個別に確認方法を案内し、当日まで返答がない場合は受付の補助担当へ未確認のまま引き継ぎます。一般的な接続不具合と会社の利用制限を分け、主催者が会社の設定変更や個人アカウントでの迂回を勧めないようにします。

運営票は既存の申込番号で管理し、講師へ渡す一覧には、接続確認済みか、当日必要な補助は何かを中心に記録します。連絡先の管理、閲覧者、保管期間は事業の規程に合わせて決めます。

操作できない人の参加方法も決めておく

研修前に解決できない場合は、講師の操作を見ながら紙で入力文を考える、許可済みの貸出機で架空の題材だけを使うなど、当日に実行できる代替を準備します。いずれも運営案であり、実在する研修のサービスではありません。何も操作できないまま待たせず、体験できる範囲とできない範囲を本人へ伝えます。

会社の利用許可が出ていない参加者に、隣の人のアカウントを借りてもらう方法は避けます。本人による入力が必要な研修なのか、見学でも学べる設計なのかを講師と相談し、参加方法を個別に確認してください。

最後は会場の通信で、運営側の本番用端末から同じ手順を試します。参加者の自宅での成功だけでは、会場でつながるとは限りません。当日の受付には接続確認済み・事前相談中・未確認・代替参加の一覧を渡し、トラブルを対応窓口へつなげられるようにします。

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