会議の候補日を三つ示し、参加者から「この日は可能」「まだ分からない」と回答が返ってくると、全員が参加できる枠を探すのに手間がかかります。AIには、集めた回答を同じ形の表に整理してもらえます。
島田市周辺の中小企業で日程調整を担当する方に向けた実践ガイドです。完成するのは、候補枠ごとに参加可能・不可・未回答を並べた日程照合表です。日時の決定、参加者への連絡、招待は担当者が行います。AIは、ここで渡していない予定表を見たり、空き時間を調べたりしません。
先に候補枠と回答の意味をそろえる
主催者が候補枠を決め、全員へ同じ一覧を送ります。候補ごとに開始時刻と終了時刻を示し、「可・不可・未定」のどれかで答えてもらいます。メールなどで「午後なら可能」と返ってきた場合は、主催者がその枠の最後まで参加できるかを本人へ確認してから表へ移します。
まだ回答が集まっていなければ、先に候補枠を参加者へ送って回答を待ちます。AIに本人の都合を予想させないでください。回答がない枠は「可」にせず、未回答として残します。途中参加が許されるかなどの判断は先に主催者が決めます。この例は、全員が枠の最初から最後まで参加する場合だけを扱います。
元のメールや回答票は社内に保管し、AIへ渡す表では参加者をP1、P2などのIDへ置き換えます。氏名とIDの対応表はAIへ入力しません。メールアドレス、欠席理由、取引先名、会議の機密の件名も除きます。IDにしても日程が機密に当たる場合は入力を控え、架空の日時で書式だけ作って社内で転記してください。
Geminiの通常の会話で表を作る
利用例はGeminiのWebアプリです。会社が利用を認めた環境で開き、必要に応じてログインします。公式のログイン条件でアカウントの利用可否を確認してください。仕事用アカウントでは組織の契約や設定によって使えない場合があります。
GeminiのWeb画面の下部にある入力欄へ、下の文章と表を貼り付け、送信アイコンを押します。ファイルのアップロード、カレンダーへの接続、有料機能の指定は、この方法の前提にしません。サービスの保存・利用条件と会社の入力ルールを確認し、確認できない情報は渡さないでください。
書き換える入力欄とコピー用のプロンプト
次の入力欄で、角括弧の部分を自分の情報へ書き換えます。枠IDは回答表と同じものにし、年月日、開始・終了、タイムゾーンを省きません。列が増える場合は、すべての参加者に同じ候補枠の列を用意します。
タイムゾーン：[例：Asia/Tokyo] 条件：[例：全員が最初から最後まで参加] 必須参加者ID：[例：P1,P2,P3] 候補枠： 枠ID,年月日,開始,終了 [W1],[YYYY-MM-DD],[HH:MM],[HH:MM] [W2],[YYYY-MM-DD],[HH:MM],[HH:MM] 回答表： 参加者ID,[W1],[W2] [P1],[可・不可・未定・未回答のいずれか],[同左] [P2],[同左],[同左] [P3],[同左],[同左]
入力欄の前に、次のプロンプトを付けて送ってください。
以下の候補枠と回答表だけを使い、会議の日程照合表を作ってください。 外部のカレンダーや過去の会話は使わないでください。 日時は年月日・開始・終了と入力のタイムゾーンを保ち、省略しないでください。 各枠について、日時、可のID、不可のID、未定のID、未回答のIDを並べてください。 必須参加者全員が「可」の枠だけを「全員可」としてください。 「不可」が一人でもいれば「不可あり」、不可がなく未定・未回答があれば「要確認」としてください。 空欄や欠けた参加者は未回答として扱い、可と推測しないでください。 同じIDの重複や矛盾、候補外の枠、意味不明な回答は別に指摘し、影響する枠は「要確認」とし、確定候補にしないでください。 「人数が多い枠」を自動で選ばず、表と確認事項を出してください。 出力は、枠ID／日時／可／不可／未定／未回答／判定の表と確認事項にしてください。 ここから入力資料： [上の入力欄を記入して貼り付ける]
架空の入力と出力を比べる
以下は架空例です。タイムゾーンはAsia/Tokyo、全員参加が条件、必須参加者はP1・P2・P3とします。
候補枠： W1,2026-10-15,10:00,10:30 W2,2026-10-15,14:00,14:30 W3,2026-10-16,10:00,10:30 回答表： 参加者ID,W1,W2,W3 P1,可,可,不可 P2,不可,可,未定 P3,可,可,未回答
この入力に対して人が照合した完成例は次のとおりです。実際のGeminiの回答を転載したものではありません。
| 枠ID・日時（Asia/Tokyo） | 可 | 不可 | 未定 | 未回答 | 判定 |
|---|---|---|---|---|---|
| W1・2026年10月15日10:00〜10:30 | P1,P3 | P2 | なし | なし | 不可あり |
| W2・2026年10月15日14:00〜14:30 | P1,P2,P3 | なし | なし | なし | 全員可 |
| W3・2026年10月16日10:00〜10:30 | なし | P1 | P2 | P3 | 不可あり |
W3に未定と未回答があっても、P1が不可なので判定は「不可あり」です。全員可がない場合は、不可の人を外して決めず、新しい候補を集めるか、参加条件を主催者が見直します。
回答が合わないときは元の表へ戻る
AIが未回答を可にしたら、「P3のW3は未回答です。可へ補わず、各IDの原回答を示してW3を作り直してください」と追加指示します。日時が変わったら、「候補枠の日時を変更せず転記してください」と伝えます。何度も矛盾する場合は、その表を使わず、人が元回答から照合します。
完成後は候補枠を一行ずつ見て、日時、全参加者IDの出現、可否、未定・未回答、判定を原回答と照らし合わせます。一つのIDが同じ行の二つの分類に入っていないかも確認してください。
候補を選んでから人が確認し、招待する
「全員可」があっても、それは回答を集めた時点の候補です。主催者が会場や会議の条件を確認し、選ぶ枠を決めます。担当者が参加者へ最終確認を送り、日時が確定してから会社で使う方法で招待します。AIが招待を送信したことにはなりません。
回答が変わったら元回答と入力表の両方を更新し、同じプロンプトで表を作り直します。前回の表を確定情報として残さず、更新日を付けて社内の保存先へ置きます。招待済みなら、変更の案内を担当者が行い、最新の招待内容と照合表が一致するところまで確認してください。
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