制作会社を変える前にサイトと契約を引き継ぐ順序を決めましょう

制作会社を変更したいけれど、先に今の契約を解約してよいのか。ホームページが表示されていても、問い合わせメール、ドメイン、サーバー、有料の追加機能を誰が管理しているか分からず、話を進めにくいことがあります。

変更の準備は、新しいデザイン案より今のサイトを動かしているものの確認から始めます。島田市周辺の小規模企業が管理先を変える場合を想定し、サイトを継続して使うための受渡しと確認を説明します。サイトを作り直すかどうかは、この確認の後で判断できます。

制作会社が変わっても移さなくてよいものがあります

依頼先の交代と、サーバーの引っ越しは同じではありません。サーバーやドメインが自社契約で、次の会社がその環境を管理できるなら、契約を残して担当権限だけを変更する方法もあります。一方、制作会社の一括契約の中に置かれている場合は、独立した契約へ移す準備が必要かもしれません。

まず新しい会社に「現状の環境を継続できるか、移動が必要なものは何か」を確認します。管理画面へ入れることだけで、データや契約を引き渡せるとは判断しません。

契約書、注文書、納品時の案内、保守費の請求書、社内の管理メモを集めます。情報が見つからない欄は空想で埋めず、現在の会社に回答を依頼します。一覧は次のように「残すか移すか」まで記録すると、見積もりの範囲が具体的になります。

「制作費を払ったから編集用データも全部受け取れる」「同じ有料テーマを次の会社でもそのまま使える」とは決めつけません。納品範囲と利用条件は契約・購入元へ確認します。受け取れないものがあれば、その部分の作り直しと費用を次の会社へ見積もってもらいます。

契約者や管理権限が不明なら、現在の会社へ「契約者は誰か」「自社または次の会社へ正式に権限を追加・変更できるか」「引継ぎ条件は何か」の回答を依頼します。他人名義のログインを借りて進めず、契約先が案内する方法で受渡しを整えます。

WordPressの公式教材は、サイト全体のバックアップにはファイルとデータベースの両方が必要と説明しています。投稿一覧の書き出しだけで完全な引継ぎになったとは扱いません。公式の移行案内も参考に、技術担当に環境に合う受渡し方法を確認してもらいます。

次の会社には、公開サイトと分けた確認環境で、表示、更新、画像、フォーム、必要な追加機能が動くか確かめてもらいます。実際の問い合わせや顧客データがある複製は、閲覧者と保存先を限定します。テストの送信先は担当者用に替え、本当の顧客へ自動通知を送らない設定も確認します。

受渡し完了の条件は「データをダウンロードした」ではなく、「新担当が決めた更新を行え、必要な機能が使えることを一緒に確認した」とすると、依頼者も判断しやすくなります。

架空例として、サイトだけを別サーバーへ移す場合を考えます。旧担当が最終データを渡す時刻、新担当が反映する時刻、自社担当が問い合わせを試す時刻を決めます。その間の記事更新やフォーム受付をどう扱うかも確認します。古い複製へ切り替えて新しい問い合わせを失わないよう、変更が発生する場所を洗い出します。

不具合があれば誰へ連絡し、旧環境を使い続けるか、どの状態へ戻すかを事前に合意します。メールが同じ環境ならメール担当も同席します。DNSと呼ばれる接続先の設定はサイト以外にも関係するため、依頼者が手探りで変更せず技術担当へ任せます。

解約期限は先に把握しますが、必要なデータや契約が受け渡せる前に利用を止めない順序を組みます。継続する契約、終了する契約、一定期間残すものを一覧で分け、費用が重なる期間も見積もりに含めます。移行後に新担当が更新できるか、問い合わせが届くか、自社が契約情報を確認できるかを再確認してください。

最後に旧担当の操作権限を必要な範囲で終了し、共有した認証情報は正式な方法で変更します。パスワードを一覧表の本文へ載せず、サービスが用意する個別招待や会社指定の受渡し方法を使います。現状が不明なら、解約ではなく「引継ぎ調査」を最初の依頼として切り出すと進めやすくなります。

業務と確認の流れを整理したい場合は、LIFESEEDSのホームページ制作の案内をご覧ください。相談はお問い合わせから受け付けています。