AI支援事業の参加集計は企業数と延べ参加を分けてまとめましょう

同じ会社から2人が3回のAI講座に参加した場合、「参加2社」「参加6人」と報告すると、会社数も人数も読み違えられます。地域企業向けAI支援事業の報告では、企業の広がりと参加した量を別々に数える必要があります。

自治体の産業振興・商工・DX担当者向けに、受付や出欠の記録を報告値へまとめるための運用を提案します。事業全体の成果評価ではなく、同じ元記録から担当者が替わっても同じ参加数を出せる集計定義票を作ることが目的です。正式な報告項目がある場合は、その定義を先に確認してください。

何を一つと数えるかを四つに分ける

最初に「実参加企業数」「実参加人数」「延べ参加人回」「申込企業数」を分けます。実参加企業数は期間内に実際に参加した企業の重複を除いた数、実参加人数は参加者の重複を除いた数、延べ参加人回は参加した各回の人数を足した数です。申込みだけで欠席した企業を実参加へ入れません。

講座と個別相談を合計する場合も、「相談件数」と「講座の参加人回」を同じ延べ人数へ混ぜないようにします。事業を通じて接点のあった実企業数が必要なら、講座用と相談用の企業IDを対応させ、統合後に重複を除きます。集計範囲が違う数字を足すだけでは求められません。

出欠の原記録から集計用の一行を作る

手元の受付表、当日の出欠記録、オンラインの参加確認を集めます。集計用の表は「企業ID／参加者ID／回次／開催日／参加状態／根拠の保存先／修正日」の一行一参加とします。同じ参加者が同じ回へ再接続したログが複数あっても、参加者IDと回次の組合せで一件にまとめます。IDが分からない記録は、受付原本で確認できるまで保留し、別人とも同一人物とも推測しません。企業名と連絡先を持つ名簿は別に管理し、集計担当が見る表へ必要以上にコピーしません。

表記の違う会社名を機械的に別会社とせず、受付担当が既存名簿で確認して同じIDへそろえます。反対に、名称が似ているだけで合併しません。支店、屋号、社名変更など判断が必要なものは「確認待ち」の一覧に残し、集計値には未確定分があることを注記します。個人事業者を対象に含めるかも募集時の条件へ戻って確認します。

途中退席や代理参加について、集計のために後から都合のよい線引きをしないことも大切です。事前の事業定義に基準がなければ、事実を残したまま所管内で扱いを決め、今回の注記と次回の受付項目へ反映します。

架空例で重複と延べの違いを確かめる

次は計算を説明するための架空例です。全3回の講座で、E01のP01は3回とも参加、同社のP02は第1回だけ参加。E02のP03は第2回と第3回に参加。E03のP04は申し込んだものの全回欠席したとします。

• 実参加企業数はE01とE02の2社です。
• 実参加人数はP01・P02・P03の3人です。
• 延べ参加人回は3＋1＋2＝6人回です。
• 申込企業数はE03を含めて3社です。実参加企業数とは一致しません。

報告書には「全3回、実参加2社3人、延べ6人回。申込3社のうち1社は全回欠席」と書けば、範囲が伝わります。「参加6人」だけでは、6人が一度ずつ来たのか同じ人が繰り返し来たのか分かりません。これは参加集計の例であり、AI導入の成功社数や定着率を示す数字ではありません。

生成AIには集計定義の穴を探す役割を持たせる

生成AI（ChatGPTやClaudeやGeminiなど）は、架空の参加記録から「同じ企業が別の回に参加した場合」「代理参加した場合」など、定義が曖昧な場面を洗い出す補助に使えます。利用は自団体が認めた環境で行い、実名名簿や実際の相談内容を一般向けのサービスへ貼り付けません。

たとえば「次の架空記録を集計する際、実企業数と延べ人回の定義で決まっていない点を質問してください。新しい集計ルールを勝手に採用しないでください」と依頼します。正式な計算は定義を確定した表計算等で行い、生成AIの回答を報告値の原本にしません。製品ごとに保存や学習利用の扱いは異なり、共通の設定名はありません。

提出前に二つの方向から照合する

回ごとの出欠人数を足した値と、一行一参加の有効行数が一致するかを調べます。次に企業IDの重複を除いた一覧から元の出欠へ戻り、本当に参加の記録があるかを確認します。名簿の人数と一致させるために、欠席を参加へ変えることはしません。

集計定義票には対象期間、含める事業、参加状態の採用条件、IDの単位、取消と不明IDの扱い、原記録の保存先、確認者を残します。数値を訂正したら「旧値／新値／理由／対象行／確認日」を記録し、報告書だけを書き換えず集計表と提出先への訂正もそろえます。まず一つの講座で試し、担当者二人が別々に同じ結果へ戻れるかを確かめてください。

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