AI研修で端末を共用するときは生成AIで一人ずつ操作できる交代表を作りましょう

地域企業向けのAI研修で参加者10人に対して使えるパソコンが5台しかないなら、二人一組にして、各自がいつ、何分間、どの端末を自分で操作するかまで決めておきます。組だけ決めると、詳しい人が二回とも操作したり、交代後にログインを待つうちに演習が終わったりします。生成AI（ChatGPTやClaudeやGeminiなど）に、架空の参加者IDと端末の台数、演習枠を渡し、交代表の下案を作る方法を紹介します。

端末と時間の条件を確かめてから組を決める

会場担当から、参加予定人数、実際に使える端末、演習の開始・終了時刻を確認します。台数には貸出予定の台数ではなく、担当者が演習の画面を開き、入力から終了まで試せた台数を使います。予備機を用意できる場合は、最初から割り当てる端末と分けて数えます。演習が始まってから増やせるか不明な端末も、割当に使える台数には入れません。

各参加者には一回ずつ、演習の指示を打ち、答えを原資料と照合するところまで自分で行ってもらうとします。見学の番では、横から操作を奪わず、印刷した架空資料で照合箇所を探す役を頼めます。講師が事前に一度試し、操作一回に必要な時間と、参加者が入れ替わって演習を始められるまでの時間を別に測ってください。各自のアカウントを使う環境なら、前の人がサインアウトし、次の人が自分のアカウントに入って試験用の画面を開くまでを測ります。パスワードの使い回しを前提にせず、主催者が利用を認めた方法で、前の人の履歴や入力が見えないことを事前に確認します。

初めて計画するなら、講師だけが操作を終えた時間をそのまま全員に当てはめず、初参加に近い立場の協力者にも練習問題を使ってもらいます。交代時に確認が必要な項目が増えたら、交代時間を先に直します。人数、稼働台数、必要時間のどれかがまだ不明なら、その欄は未確認として扱います。

割当だけに必要な情報を用意し、指示を出す

主催者が利用を認めたテキストチャットを使います。連絡先のファイルを添付したり、会場のシステムへ接続したりする必要はありません。最初は以下の架空例で試します。実際の研修で使う場合も、許可された範囲で参加者を作業用IDに置き換え、対応表は主催者が手元で管理します。名前、企業名、連絡先、受講理由、配慮の申出は入力しません。特定の席を必要とする方がいる場合は、人が先に調整し、入力を許可された割当の制約だけを渡すか、その行を人が別に割り当てます。利用ルールや入力の取扱いを確認する際には、個人情報保護委員会の注意喚起も参照できます。

次のひな形を使い、角括弧を主催者が確かめた値に変えます。講師説明や最後の振り返りが別枠なら、操作枠に加算しません。

参加者ID：[R01〜R10など。合計も記載]
割当できる端末：[D1〜D5など]
割当外の予備端末：[D6など]
操作に使える枠：[14:00〜14:20など]
一人の最低操作時間：[8分など]
途中の交代に必要な時間：[4分など]
開始と終了の準備：[演習枠の外に確保済み／枠の中で各何分／未確認]
制約：[一台につき同時操作は一人。全員が一回は自分で操作する。未確定ならそのまま書く]

以下の条件から、参加者全員が一回ずつ自分で操作できる交代表の下案を作ってください。
初めに、使える時間、途中の交代回数、必要時間、時間内に操作できる人数の上限を式で示してください。
予備端末は最初の割当から外してください。端末の同じ時間に二人を割り当てず、各参加者の操作は一回ずつにしてください。
表の列は「端末｜前半の操作IDと時刻｜交代時刻｜後半の操作IDと時刻」。確認用に、割当済みの人数と未割当IDを示してください。
全員を割り当てられない場合、最低操作時間や交代時間を勝手に短縮せず、不足人数と追加で決める条件を出してください。
未確認の条件は「確認待ち」とし、入力にない情報を補わないでください。

十人分を割り当て、端末が減った場合も検算する

架空例では、開始前に講師説明と最初のログイン、終了後に後半担当のサインアウトと片付けを別に確保します。14:00から14:20までを一つの演習枠とし、前半8分、交代4分、後半8分で計20分です。操作に使う端末はD1〜D5、動作確認済みの予備機はD6。交代表の想定出力は次のようになります。

これは人が用意した想定出力です。自分の研修では、まず参加者一覧のIDを一つずつ突合し、重複と抜けがないか確かめます。次に、前半と後半で同じ端末を同時に二人が操作する行がないか、交代4分が8分に食い込んでいないかを確認します。5台×2回で10人、予備D6の割当はゼロです。AIが「14:10に後半開始」としたら、交代が2分しか取れていません。「交代は4分、後半開始は14:12。終わりの時刻も再計算」と伝え、再計算後も人が見直します。

開始前にD3が使えなくなった場合、予備D6が予定どおり同じ演習で使えることを確認し、R05とR06の端末だけをD6へ変更できます。予備機も使えず4台しかないなら、枠内の上限は4台×2回で8人です。残る2人分には別枠や端末追加が必要です。主催者は全員が同じ回に操作する条件を守れるかを先に確認します。別枠を用意できず、時間延長もできない場合は、演習内容や進行を決め直し、見学を実操作として数えません。

途中でD3が止まった場合は、前半の担当が照合まで終えたか、後半の担当がまだ操作していないかをそれぞれ確認します。たとえば前半が3分しか操作できず、予備機の準備に時間がかかるなら、表の端末番号を置き換えるだけでは足りません。講師が再開後の演習で一人あたりの必要時間を確保できるか決め、足りない分は予定のどこで取り直すかを伝えます。終了後は「操作した」「途中まで」「見学だけ」を担当者が記録すると、次の回の台数や交代時間を見直せます。

配布用の表は、担当者が時刻と台数を照合し、会場の役割に合わせて整えてから使います。手元のID表を受付用と参加者に見せる案内で共用する必要はありません。台数、交代時間、手動で直した行を記録しておくと、次の開催時に同じ案を使うか判断できます。島田市などで、地域企業向けの研修を組み立てる際に演習と実施条件を一緒に確かめたい方は、LIFESEEDSのAI活用・業務効率化支援をご覧ください。研修の人数や使える端末が決まっていればお問い合わせからご相談いただけます。

アイキャッチは説明用に生成したイメージです。