生成AIで社内連絡の相対日付を洗い出し配布前に確かめましょう

転送された社内連絡に「明日まで」「来週の会議」とあると、受け取った日を基準にしてよいか迷います。生成AI（ChatGPTやClaudeやGeminiなど）には日付を推測させるより、確認が必要な表現を拾う役割を任せましょう。作るのは原文と基準日の有無を並べた確認表です。

原文の発信日と転送日を分けて用意します

社内メールや承認済み通知の控えから、原文ID・発信日時・転送日時・対象の一文だけを手元へ写します。送信者名、宛先、顧客名、案件名は取り除きます。発信日時が分からなければ「不明」とし、メール本文に記された日付と混同しません。島田市の小規模企業でも、まず一件の連絡を配布する前に試せる方法です。

利用環境の一例はGeminiのウェブ版で、通常のテキスト入力だけを使います。組織が利用を認めたアカウントとデータの取扱設定を確認してください。外部メールやカレンダーへの接続は不要です。公式の利用案内で入力方法を確認できます。設定を変えるだけで機密情報を入力してよいとは判断せず、初回は架空資料を使います。

次のテンプレートを書き換えて入力します

社内連絡の相対日付を確認する表を作ってください。
原文中の明日・翌日・今週・来週などを引用してください。
日付計算はせず、原文ID／該当表現／基準の発信日時／確認先へ尋ねること／状態 の表にしてください。
発信日時があっても、基準の意図を人が確認するまでは状態を「要確認」にしてください。
今日の日付や転送日から補完しないでください。固有名詞を追加しないでください。
資料：
[原文ID]：
[元の発信日時。不明なら不明]：
[転送日時]：
[対象の一文]：

角括弧の部分を自分の資料へ書き換えます。出力例は次の架空資料に対する説明用の例で、実際のサービスの実行結果ではありません。

入力：N01／発信日時不明／転送2026年11月2日／明日の会議までに確認してください。
出力例：N01｜明日｜不明｜元の発信日と会議の年月日・開始時刻を尋ねる｜要確認

確認してから配布用の文へ直します

「明日」を11月3日などと断定した回答が出たら「転送日は基準にできません。補完した日付を削除し、原発信者への質問に戻してください」と追加します。拾い漏れがないか一文ずつ原文と照合し、原発信者へ対象の年月日と時刻を確認します。「来週」も週の範囲を推測せず、実際の予定日を聞きます。

確認済みなら、表の別欄へ確認日・確認者・確定した年月日と時刻を人が記入し、配布文を「2026年11月○日○時の会議までに」などへ直します。未回答の連絡は確定版に混ぜません。過去のメールを上書きせず、修正版の送付先と版を記録し、配布後に古い表現が案内文や添付へ残っていないか確かめます。生成AIは日時の確認や配布を自動実行しません。

下書きを翌日に送信した可能性など、発信日時と文章を書いた時点が違う場合もあります。日時が判明しても自動換算せず、何日の予定を指すかまで原発信者へ尋ねてください。

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