社用車が二台あり、三人から利用希望が届いたとき、時間が重なるだけでなく「荷物が載る車が必要」「返却後の準備に時間が要る」といった条件も見なければなりません。AIには、確定した条件を渡して車両ごとの割当案と調整待ち一覧を作らせられます。予約を確定するのは管理担当者です。
島田市周辺の少人数企業で、紙やメールの利用希望をまとめている方向けの実践方法です。運転者の資格や運転の安全性、訪問先までの移動時間は判定しません。既に社内で利用可能と確認した人と車を、一日の予約枠へ割り当てる補助に絞ります。
予約表と本人の希望を先にそろえます
車両管理担当から、車両ID、用途区分、使用できる時間帯、既存予約、点検などで使えない時間、次の利用までの準備時間を入手します。利用希望は本人へ確認し、出発から帰着までの時刻、必要な用途区分、時刻を変更できるかを記録します。時刻が未定なら、空いていると推測せず調整待ちにします。
資料がなければ、まず一日分の希望を同じ書式で集めます。ここでの時刻は現地の作業時間ではなく、車を持ち出してから会社へ返すまでです。出発前の積込みにも車を使うなら、その開始時刻から希望へ含めます。日をまたぐ利用、途中の共同利用、別営業所への返却は最初の試行から外します。
氏名、行き先、取引先名、車の登録番号は、P1やV1などのIDへ置換し、対応表は社内に残します。訪問先や本人の事情を書かず「荷物用車が必要」のように、割当に必要な条件だけへ縮めます。IDにしても予約そのものが機密なら、架空例で書式だけ試してください。
Claudeへ文章として貼り付けます
会社が認めたClaudeのWeb版を使います。公式の開始ガイドに沿って利用可能なアカウントで開き、新しい会話の入力欄に以下の資料と指示を貼り付けて送信します。保存・利用条件と社内の入力許可を確認してください。この方法では外部接続やファイル作成機能を使わず、文字の表を受け取ります。
AIは、貼り付けていない予約原本や予定表を見ません。原本が変わったら、担当者が入力資料も更新する必要があります。無料枠を含む利用可否と上限は、使う契約で確認します。
対象日・時刻帯：[YYYY-MM-DD、Asia/Tokyo] 資料版：[確認時刻と版] 車両表：車両ID／使える用途／利用可能時間／既存予約・使用不可時間 [V1]／[一般・荷物用など]／[HH:MM〜HH:MM]／[なし、または区間] 返却後の準備時間：[各車の分数] 利用希望表：希望ID／利用者ID／開始／終了／必要用途／変更可否 [R1]／[P1]／[HH:MM]／[HH:MM]／[用途]／[固定・要相談] 優先順：[社内で決定済みの希望ID順。不明なら未決定] 対象外：[日またぎ、相乗り等]
角括弧を自社の確認済み条件へ置き換え、行を増やします。既存予約には車両IDと開始・終了を記入し、帰着が未定なら未確認と書きます。優先順が決まっていないときは、AIへ有利な人を選ばせず、競合する希望を調整待ちとして出させます。
あなたは車両予約の整理補助です。以下の資料だけを使ってください。 先に不足・矛盾を示し、確認できない希望を調整待ちにしてください。 一つの希望を途中で分割せず、用途を満たす一台を開始から終了まで割り当てます。 既存予約と使用不可時間を守り、利用希望だけでなく既存予約の終了にも準備時間を加え、その時刻まで他の希望を入れません。既存予約の終了が未確認なら、その影響を受ける割当は調整待ちにします。 次の開始が準備完了時刻と同じなら、この例では重複なしです。 優先順が決まっていればその順に候補を作り、時刻や用途や優先順を勝手に変えないでください。 優先未決定で競合する場合は、競合を示して判断を戻してください。 全希望を、希望ID／利用者ID／車両／開始／終了／準備完了／候補または調整待ち／理由の表で出力します。 未割当を隠さず、入力と出力の希望IDを一件ずつ対応させてください。 これは最適解や確定予約ではありません。予約原本への書込み・通知はしません。 入力： [上のテンプレートを記入して貼る]
準備時間がある架空例で結果を照合します
以下は編集用に作った架空例で、Claudeの実行結果ではありません。対象は2026年10月23日、Asia/Tokyo。V1は一般用、V2は一般用と荷物用に対応し、どちらも09:00〜17:00利用可能、既存予約なし、返却後の準備は15分とします。優先順はR1、R2、R3、R4です。
R1／P1／09:00／11:00／荷物用／固定 R2／P2／10:00／12:00／一般用／固定 R3／P3／11:00／12:00／荷物用／要相談 R4／P4／12:15／13:00／一般用／固定
| 希望 | 候補と時刻 | 確認理由 |
|---|---|---|
| R1 | V2 09:00〜11:00、準備完了11:15 | 荷物用の条件を満たす |
| R2 | V1 10:00〜12:00、準備完了12:15 | R1と別の車を使う |
| R3 | 調整待ち | V2は11:15まで準備中。V1は用途不適合 |
| R4 | V1 12:15〜13:00、準備完了13:15 | R2の準備完了と開始が一致 |
R3は要相談だからといって、AIが11:15開始へ変えて確定してはいけません。担当者が本人へ確認し、終了も含む新しい利用希望を受け取ってから組み直します。R4はV2へ割り当てても条件を満たします。この例は唯一の最適解を示すものではありません。
間違った案は希望IDと時間帯を指定して戻します
R3を11:00にV2へ入れた回答なら、「R1の準備完了は11:15です。R3をそのまま割り当てず、元の時刻を保って調整待ちにしてください」と指示します。V1へ入れたなら用途表を再提示します。別の希望を省略した場合は、元の四つのIDを全て出すよう求めます。繰り返し誤る場合は、AI案を使わず原表で管理します。
照合は車両ごとに開始順へ並べ、直前の準備完了が次の開始を超えていないかを確認します。用途、利用可能時間、使用不可時間、希望IDの欠落と二重割当も別に見ます。AIが書いた「重複なし」の一言を合格の根拠にせず、元資料と一行ずつ比べてください。
管理担当が原本へ反映してから利用者へ伝えます
本人との調整と管理担当の承認後、現在使っている予約原本へ候補を転記します。転記直前に、新しい予約や使用不可時間が入っていないかを確認してください。通知には確定した車両と利用時間を示し、調整待ちを予約済みとして伝えないようにします。
返却予定が変わった場合は、元の希望を更新し、同じ車両でその後に続く予約を準備時間込みで再確認します。全員の案を無断で入れ替えず、影響する人へ担当者が連絡します。最初の一週間は従来の方法と並行して、調整件数、見つかった重複、案の照合時間を記録し、AIの整理が管理全体を助けたかを判断しましょう。
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