お客様から納期を聞かれるたびに、受注台帳、材料の入荷連絡、機械の予定を順に探し、最後は現場へ確認する。こうした町工場の仕事では、回答文をAIで書く前に、何が確定し何が未確認かを同じ番号から見られると確認を進めやすくなります。
従業員20人未満の製造業・町工場で想定される悩みへの改善提案です。実際の顧客の体験や測定した効果を紹介する記事ではありません。島田市周辺の小規模工場が、既存のExcelとメールで一現場・一週間から試す形を説明します。
希望納期と回答してよい納期を分けます
注文書の希望納期は、お客様が望む日です。材料が届き、作業枠と後工程が確認できて初めて、自社が答えられる予定を検討できます。希望日を一覧へ写しただけで確約したと扱わないようにします。
受付担当は受注番号と明細番号から原注文へ戻れる状態を用意し、材料担当と現場担当が持つ必要な情報を確認します。材料の入荷予定は仕入先の連絡、作業枠は現場の承認した予定、出荷可能日は後工程と出荷担当の確認が根拠です。メールの日付が新しいだけで現在の状態を確定せず、誰の確認かも残してください。
同じ番号で状態と更新時刻を並べます
試行前に元のExcelをコピーし、編集する担当と参照する担当を決めます。最初は一つの受注明細を一行にして、次の欄を足します。すべての帳票を作り替える必要はありません。
| 区分 | 記録する内容 | 更新する担当 |
|---|---|---|
| 注文 | 受注番号・明細番号、希望納期、原本の保存先 | 受付 |
| 材料 | 必要材料の確認状態、入荷予定、根拠の連絡番号、確認時刻 | 材料担当 |
| 工程 | 作業枠の確認状態、後工程の確認状態、予定の版、確認時刻 | 現場担当 |
| 回答 | 回答候補日、回答承認状態、承認者、承認時刻、回答期限、連絡状態 | 納期回答を承認する人と受付 |
| 保留 | 未確認の理由、次に聞く人、確認する時刻 | 各担当 |
社内で情報の鮮度をどう判断するかも決めます。材料の到着が変わった、機械の予定が更新された、外注先から返事が来た場合は、以前の回答候補を見直します。確認から一定時間がたてば必ず有効とも無効とも一律にせず、注文や工程の変化に合わせて担当者が再確認する条件を持ちます。
必要な材料が複数なら、代表の一つだけで「材料確認済み」にしません。別表に受注番号・明細番号・材料番号で必要分を残し、その一覧を確認した状態を本表へ返します。工程も途中までしか確認できていないなら、全体の完了予定をAIに計算させず保留欄へ出します。
Excelは保留を探し、AIは文章の下案を整えます
Microsoftの公式フィルター案内に沿って、Excelの一覧で保留や未連絡の行を絞り込めます。見出し行を付け、同じ列へ日付と自由な文章を混ぜず、状態は「確認済み・未確認・変更あり」など担当者間でそろえます。「回答承認状態」と「連絡状態」は別列にします。回答承認状態は「未承認・承認済み・変更あり」、連絡状態は「未連絡・連絡済み」とします。たとえば回答承認状態が「未承認」または「変更あり」の行を先に確かめ、その後に回答承認済みで連絡状態が「未連絡」の行を探します。未承認の日付を連絡待ちとして送らないためです。フィルターは表示を絞る機能で、情報の正しさを承認する機能ではありません。
受注番号の転記や状態の表示は、最初は人が確定して入力する運用から始めます。参照式や自動連携を付ける場合は、照合キー、未登録や重複時の停止、更新担当を設定担当と決め、コピーした表で試してから使います。仕入先メールとExcelが設定なしで自動同期する想定にはしません。
AIを使うなら、会社が認めた通常のチャットへ、公開してよい仮の受注ID、確認済みの状態、承認した回答内容を文章で渡す程度から始められます。実顧客名、図面、価格、社外秘の生産予定は一般向けAIへ渡しません。根拠メールそのものが機密なら、担当者が必要な状態だけを社内で確認し、入力可否に迷う内容は使わないようにします。Claudeでの文字入力は公式開始ガイドを参照できますが、AIが未接続の予定表を調べる前提ではありません。
整理を頼むときは「次の承認済み事実だけで回答下案を作る。納期を決めたり前倒ししたりしない。未承認の日付は書かない。保留時は未確定と次の連絡時点を分けて書く」と指定します。使う前に自社の入力ルールを確認し、人が承認した条件へ書き換えてください。
自社で試すときは次の【】を書き換え、一件ずつ送ります。受注IDの対応表は社内へ残してください。状態を集めるのは人で、回答候補日を決めるのも承認者です。
仮の受注ID：【A01】 材料の確認状態：【確認済み／未確認／変更あり】 作業枠と後工程の状態：【確認した内容だけ】 人が承認した回答内容：【出荷予定日など／未承認】 未確定事項：【ある場合だけ】 人が決めた次の連絡時点：【ある場合だけ】 指示：上の事実だけで短い回答下案を作る。未承認の日付を出さない。 予定を確約へ、出荷を到着へ言い換えない。不足は確認待ち欄に出す。
下案を原本と承認欄へ戻して確認し、受付担当が送信して連絡状態を更新します。日付を修正した場合は、同じIDの全文をもう一度見直してから使います。
架空の二件で回答できる違いを見ます
以下は架空の設定です。受注A01は材料確認済み、作業枠確認済み、後工程確認済みで、承認者が出荷予定日を11月5日と承認したとします。受注A02は材料の入荷予定が未確認で、受付が11月2日15時までに確認状況を連絡すると決めたとします。どちらも実際の注文ではありません。
A01の下案は「ご依頼分の出荷予定は11月5日です」。A02は「現在、材料の入荷予定を確認しており、出荷予定日は未確定です。11月2日15時までに確認状況をご連絡します」となります。A02へA01の日付を流用しません。また、出荷予定日をお客様への到着日へ言い換えないことも確認します。
AIが「11月5日までに必ずお届けします」と書いたら、承認内容から変わっています。出荷と到着、予定と確約の違いを原文で指摘し、該当箇所を戻してから再読します。この文章は想定した出力例で、AIを実行した記録ではありません。送信は受付担当が原本と承認欄を照合して行います。
変更が来たら回答と連絡履歴も戻して確認します
材料が遅れる、機械が使えなくなる、注文数量が変わる場合は、該当する番号へ「変更あり」と記録します。前の回答を削除せず、変更前の回答、根拠、連絡日時と新しい確認待ちを残します。複数明細の一部だけが変わった場合は、注文全体と誤解されないよう明細まで確かめます。
回答済みの注文が変わったら、担当者は新しい回答の承認と、お客様への変更連絡が必要かを確認します。AIは日程を自動で確約せず、最適な生産順を決める役も持ちません。担当者が不在なら、代わりに確認する人と連絡の期限を保留欄へ置きます。判断する人がいない状態で下案だけを送らないようにします。
一週間は資料探しと保留の残り方を測ります
対象の一現場で、納期問い合わせの件数、資料を探す時間、担当者への確認往復、原本照合と文章修正の時間、期限を過ぎた保留件数を記録します。試行前と後で同じ項目を取り、問い合わせが多かった週と少なかった週の総時間だけを比べないよう、件数も一緒に見ます。
一覧の更新時間やAI文面の手直しも計測に含めます。期待するのは資料を探す重複や未確認の放置を減らすことですが、削減時間や割合は測るまで分かりません。情報の更新が追い付かない、現場確認がむしろ増える場合は、欄を減らす、対象をさらに絞る、AIを使わず一覧だけを残す選択があります。
共有先は関係者に限り、社外へ出す回答と内部の工程情報を分けます。仕組みが使えないときは、最後に承認した回答と未連絡一覧を確かめて人の確認へ戻ります。資料を集める場所を一つにしても、納期を答える前の人の承認は残してください。
業務に合わせた進め方は、LIFESEEDSのAI活用支援をご覧ください。困っていることはお問い合わせからご相談いただけます。
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