仕入先から価格改定のメールが届くたびに、Excelの商品台帳を探して書き換えている。商品名が似ていたり、改定日が違ったりすると、更新漏れと早すぎる変更の両方が起こり得ます。
従業員20人未満の卸売業を想定し、改定通知から価格の差分一覧を作り、承認した行だけ台帳へ反映する改善案を紹介します。これは想定した悩みへの提案であり、実際の導入結果を示すものではありません。既存のExcelとメールを使い、一仕入先の通知一件から試せます。
価格を直接上書きする前に差分を置きます
台帳を更新する仕事には、通知を読む、商品を特定する、単位と適用日を確かめる、旧価格と新価格を比べる、承認して反映する工程があります。生成AI（ChatGPTやClaudeやGeminiなど）は通知の文章から改定条件を整理する下案、Excelはコードの照合や差額計算、人は原通知との一致と反映の承認を担当します。
販売価格をどうするかは別の経営判断です。仕入価格が変わったから販売価格も一定率で変える、と生成AIへ任せません。ここでは仕入原価の台帳を正しく更新するところに絞ります。
通知と台帳を一組にして用意します
対象のメール本文と添付資料を保存し、通知ID、仕入先、受信日を付けます。担当者の記憶ではなく、どの通知から変更したかを戻れるようにします。台帳は更新前のバックアップと作業用の複製を作り、同じファイルを複数人が同時に直さない時間を決めます。
台帳側には自社商品コード、仕入先コード、仕入先商品コード、商品名、価格の単位、通貨、価格の区分、現行価格を確認します。仕入先が「1箱」と書いているのに台帳が「1個」なら、名前が一致してもそのまま置き換えられません。改定が注文日・納品日などのどの日付を基準にするかも、通知で確かめます。不明なら仕入先へ確認する行として残します。
差分一覧では確認できない行を保留にします
一行に一商品・一つの適用条件を持たせ、通知のページや行、旧価格、新価格、適用開始日、判定、承認者、反映日を並べます。価格を変更する対象と、そのまま残す対象が見えることが成果物です。
| 自社コード | 照合内容 | 旧→新の架空価格 | 判定と次の作業 |
|---|---|---|---|
| P01 | 仕入先コード・品番・1個・条件が一致。11月1日受注分から | 100→110 | 反映候補。開始日前は現行を維持 |
| P02 | 通知は1箱、台帳は1個。箱の入数は記載なし | 台帳200、通知2200 | 保留。換算せず単位を照会 |
| P03 | 同じ仕入先品番が台帳に二行 | 300→330 | 保留。どちらが現行の商品か確認 |
P01の差額は10、旧価格を基準にした変更率は10％です。この数値は架空例の価格差であり、業務改善の削減率ではありません。P02を「2200へ更新」としてしまうと、価格の単位を取り違えます。生成AIが計算で埋めた入数は根拠にしません。
生成AIには文章の読み取りと確認質問を頼みます
会社が利用を承認した生成AIの通常チャットで、実際の仕入条件を渡す前に架空通知で出力を試します。本稿の例は、通知に書かれた文を貼り付けて整理するだけです。新しいチャットへ資料と指示を入力し、文章で返答を受け取ります。メールやExcelへの自動接続、自動書き込みは行いません。利用手順と契約ごとの情報の取扱いは、利用するサービスの公式案内と管理者に確認してください。
実データを使える環境でなければ、仕入先名、商品名、担当者、実際の単価や取引条件を架空情報へ置き換えます。通知をそのまま貼らず、会社の入力基準に従います。整理が難しければ生成AIは使わず、差分表を人が埋める方法で始められます。
【書き換える入力】 通知ID：［管理用ID］ 通知の本文：［入力許可を確認した必要箇所。ページや段落番号を付ける］ 台帳の列定義：［商品コード、仕入先品番、価格単位等の意味］ 【依頼】 価格改定通知から、商品品番、新価格、単位、通貨、価格の区分、 適用開始日、何の日付を基準に適用するか、根拠箇所を表にしてください。 書かれていない値は「未記載」とし、同名商品を勝手に同一と扱わないでください。 条件の矛盾や不明点は仕入先へ聞く質問として別に出してください。 台帳の書き換え、販売価格の決定、未記載の入数や税区分の補完はしないでください。
架空通知「品番A1、1個110、11月1日受注分から」に対する想定出力は「A1／110／1個／11月1日／受注日基準／通貨と価格区分は未記載」です。実際の生成AI操作で得た回答ではありません。生成AIが「税込」などを補ったら、「通知にその記載はありません。未記載へ戻し、確認質問に分けてください」と修正を頼みます。
コード照合と計算はExcelで行います
商品名の似ている順ではなく、仕入先コードと仕入先品番の対応で候補を探します。同じ品番が複数あれば、一件と決めつけず保留にします。差額は新価格から旧価格を引く式などで計算し、金額の解釈を生成AIの文章だけに頼りません。並べ替える場合は行全体を一緒に動かし、コードと価格がずれないよう複製で試します。
通常使う版のExcelで、同じコードが複数ある場合や見つからない場合の扱いを確認します。検索関数などを使って自動化するなら、担当者が対応表と例外を検証し、更新手順と保守担当を決める作業が必要です。コード体系がそろわないまま、一括更新を設定する提案ではありません。
適用日まで現行価格を残し承認した行だけ反映します
通知の受信日と価格の適用日は別です。開始日前なら、現行価格を消すのではなく、承認済みの変更予定表へ置きます。使っている台帳が将来価格を持てない場合は、適用対象を確認する担当者と反映日を決め、注文処理の基準日を人が確認できる運用にします。
反映時には、同じ商品の価格を他の担当者が変更していないか、現在値と承認した旧価格を照合します。違いがあれば上書きせず、別の通知や訂正が入ったかを確認します。承認した一行を複製へ反映して、該当商品だけ変わること、他の商品が変わらないこと、開始日前後の注文で参照する価格を確認してから本番へ進めます。
本番反映後は、対象コードの件数と価格を差分一覧へ戻って照合し、反映者と確認者を残します。間違いがあれば新たな注文処理への使用を止め、変更履歴から対象行を戻すか担当者と判断します。更新後に別の注文や変更が入っている台帳を、古いバックアップで丸ごと置き換えるのは避けます。
同じ商品に続けて改定通知が届いたら、商品コードだけで予定行を上書きせず、通知IDと適用開始日ごとに行を分けます。前の通知の訂正・置換なのか、別の開始日に適用する次の改定なのかを確認し、取り消した予定も理由を残します。確認できるまでは後着の通知を自動で優先しません。
一週間は作業全体と保留の残り方を見ます
最初は一仕入先・通知一件の範囲で試し、読取り、照合、確認、修正までの作業時間と、保留理由、反映漏れ、誤上書きの有無を記録します。前回の手作業と条件が違うなら、単純な短縮率にしません。生成AIへの依頼だけが速くても、照合の負担が増えていれば使う範囲を狭めます。
実際の削減時間や効果は未測定です。まずは「何をいつ変えたかを戻って説明できる」差分一覧と反映記録を完成させ、通知から本番までを一回通して確かめましょう。
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