サービスを終了するときはホームページの案内と申込受付を一緒に見直しましょう

一つのサービスを終了しても、案内ページを消すだけでは申込受付が止まらないことがあります。料金表、フォームの選択肢、SNSの固定投稿、以前配った資料から、古い条件のまま相談が届くためです。終了後も対応するお客様には、連絡先を残す必要があります。

島田市周辺の小規模事業者が、サービスの終了を制作担当へ依頼するための整理方法です。会社そのものの閉業ではなく、一部サービスの新規受付を終える場合を扱います。

受付終了と対応終了を別の日付で決めます

最初に、何をいつ止めるのかを社内で確定します。「申込受付を終える日」「すでに申し込んだ人への提供が終わる日」「既存利用者の問い合わせを受ける期間」は、同じとは限りません。契約上の対応や返金などは、契約内容と社内判断を確認してから案内へ反映してください。

架空例として、体験サービスAの新規受付を11月30日で終了し、受付済みの利用は12月20日まで実施、利用済みの内容への問い合わせは別窓口で受ける場合を考えます。「11月30日で終了」とだけ書くと、予約済みの人も利用できないように読めます。新規受付終了、受付済み分の対応、問い合わせ先を別々の文で示します。この日付は説明用で、実際の事業の予定ではありません。

新規のお客様と予約済みのお客様の入口を残します

新規の人には、受付終了が最初に分かる見出しを置きます。別サービスを案内するなら、利用目的が近く、実際に受付できるものを選びます。予約済みの人には、予約がどう扱われるかと連絡先を示します。終了したサービスの申込ボタンを、そのまま総合問い合わせへ付け替えるだけでは、申込できるという誤解が残ります。

既存利用者の連絡窓口は、フォームの「利用済みのサービスについて」など、実際の運用に合う用件へ分ける方法があります。氏名や予約情報を公開のコメント欄へ書かせず、現在管理している受付経路へ案内します。未対応の申込を先に控え、画面変更で履歴が失われないかも制作担当へ確認します。

終了対応票でページと受付をつなぎます

社内で確定した文章だけを送るより、URL・変更内容・切替日・確認する担当を一行ずつまとめると依頼範囲が伝わります。次は架空の変更例です。

フォームの項目を隠しても、古い画面や直リンクから送信できる場合があります。停止方法はフォーム製品によって異なるため、制作担当へ「選択肢の表示だけでなく、対象サービスの新規受付を処理側でも止めたい」と伝えます。既存問い合わせの受付まで一緒に停止しないよう、対象を指定してください。

旧ページを残すか転送するかは目的で選びます

終了理由と利用済みの人への案内が必要なら、一定の期間、終了案内を表示する選択肢があります。一方、同じ目的を満たす後継サービスへ完全に移ったなら、後継ページへの転送を相談します。後継がないのにトップへ一律転送すると、何が終了したか伝わりません。

Googleの公式説明は、代替ページがない削除と、明確な移転先がある場合の転送を区別しています。これは検索上の応答の話であり、終了案内を何日残すかや、顧客対応の期間を決める根拠ではありません。URLごとの扱いは制作担当と決めます。

切替後は三つの用件で最後まで試します

「初めて申し込みたい」「すでに予約している」「以前利用した件を確認したい」の三つで、スマートフォンから各入口をたどります。自社が管理する試験であると分かる内容を使い、新規受付が止まり、既存のお客様の連絡が担当へ届き、自動返信も現在の対応範囲を伝えるか確かめます。

切替前後の未処理受付は受信日時と受付状況を一覧に残し、既存の対応担当へ渡します。終了後に届いた申込も放置せず、担当者が案内の表示と受信時刻、社内の受付条件を確認して返答します。受信しただけで予約成立や不成立を自動判断する設定にはしません。公開後に終了サービスへの新規連絡が来たら、相手を責めず、どのURLや資料を見たかを聞きます。終了対応票へ入口を追加して直し、同じ経路を再試験します。受付終了後も残す案内と、完全に撤去する誘導を分けることで、終了作業を一度のページ削除で終わらせず管理できます。

あわせて読みたい記事

• ホームページの見つからないページにも次の案内先を用意しましょう
• ホームページの修正を頼むときに伝えておきたい五つのこと

現在の資料や運用から整理したい場合は、LIFESEEDSのホームページ制作・改善をご覧ください。困っている作業はお問い合わせからご相談ください。