営業時間外の留守番電話が、昔の受付時間を案内したままになっていませんか。AIは原稿を短く整える補助に使えます。ただし、録音できる長さや、メッセージを残せるかは、使っている電話機や契約によって違います。先に機器と受付条件を確かめてから、原稿を作りましょう。
この実践で作るのは、通常時と臨時休業時の録音原稿、原資料との照合メモです。島田市周辺の少人数企業でも、公開している受付案内だけで試せます。AIによる音声生成や電話機の自動設定は行いません。
受付条件と電話機の説明書を集めます
現在のホームページ、営業カレンダー、社内で承認した電話対応の決まりから、電話受付時間、休業日、代わりに利用できる連絡手段、折返しの扱いを確認します。資料が食い違う場合は、担当者が正しい条件を決めてから入力します。実際に実行できない「翌朝必ず折り返します」は入れません。
電話機の型番や利用サービスを管理担当へ聞き、メーカーまたは契約先の取扱説明書で、録音方式、案内の長さ、録音後に相手が伝言を残せるか、通常版へ戻す方法を調べます。確認できない機能は「なし」ではなく「未確認」とします。伝言を残せない機器なら、原稿でも伝言を求めません。
Claudeへは公開可能な条件だけを貼り付けます
会社で利用を認めたアカウントでClaudeを開き、チャットへ指示と入力を文章で送ります。公式の開始ガイドで、ログインとチャット入力の方法を確認できます。外部サービスの接続は不要です。電話機を操作する権限も与えません。保存などの利用条件は自社の許可した設定を確認してください。
お客様の音声や電話番号、社員の個人携帯、転送設定、機器の暗証番号は入れません。会社名は「店舗A」、案内先は「公式サイトのお問い合わせフォーム」のように置き換えます。実際の会社名は、承認した原稿へ人が戻します。
対象：[店舗Aなどの仮名] 電話受付：[曜日と時間、休憩を含めて正確に] 定休日：[曜日] 代替窓口：[公開してよい窓口と確認可能な時間] 折返し：[約束できる条件／約束しない] 伝言録音：[可能／不可／未確認] 機器の案内上限：[説明書で確認した秒数／未確認] 臨時休業：[年月日と通常受付へ戻る日] 入れないこと：[個人携帯、未確定の日付、対応保証など]
角括弧を自社の確定した条件へ書き換えます。上限が未確認なら、設定担当が調べるまで録音へ進まないようにします。
原稿と照合項目を一緒に頼みます
あなたは電話の録音案内の原稿作成補助です。 下の確定条件だけから、通常版と臨時休業版を一つずつ作ってください。 順番は、名乗り、電話に出られない理由、受付または再開の案内、代替の連絡手段です。 伝言録音が可能と確定していない場合、伝言を残すよう求めないでください。 日付、時間、折返し条件を推測せず、未確認は原稿の外に確認事項として残してください。 次の営業日を独自に計算せず、入力した再開日時だけを使ってください。 短い文で音読しやすくし、重要な受付条件を省略しないでください。 出力：通常版、臨時版、各文の根拠となる入力欄、設定前の確認事項。 秒数は実測できないので「上限内」と断定しないでください。 条件： [記入した入力欄を貼り付ける]
架空例で受付の意味が変わっていないか見ます
以下は編集用に作った架空の入力と期待する出力例です。Claudeを実行した結果ではありません。入力は、店舗A、電話受付は平日10時〜16時、土日休業、フォームは随時送信できるが確認は受付時間内、折返し時刻の約束なし、伝言録音不可、案内上限は30秒と仮定します。臨時休業は2026年11月4日、再開は11月5日10時とします。
通常版：お電話ありがとうございます。店舗Aです。ただいま電話受付時間外です。電話受付は平日10時から16時です。お問い合わせは公式サイトのフォームでも承ります。内容の確認は電話受付時間内に行います。
臨時版：お電話ありがとうございます。店舗Aです。11月4日は臨時休業です。電話受付は11月5日10時から再開します。お問い合わせは公式サイトのフォームをご利用ください。確認は受付再開後になります。
フォームを「24時間対応」としてしまうと、送信できることと返答できることが混ざります。また、16時までと伝えるべきところを17時に変えたり、録音不可なのに「発信音の後に」と補ったりしていないかを見ます。30秒という上限は架空の機器条件です。原稿の長さが収まるかは次の音読で測ります。
| 原稿の内容 | 照合する入力 |
|---|---|
| 電話受付は平日10時〜16時 | 電話受付欄の曜日と時間 |
| フォームの確認は受付時間内 | 代替窓口欄の確認可能な時間 |
| 11月5日10時に受付再開 | 臨時休業欄の人が確定した再開日時 |
音読して直し、実際の着信で確かめます
回答にない条件を足した場合は「根拠のない伝言案内を削除し、入力欄だけで作り直してください」と差し戻します。長い場合は「受付時間と確認時期は残し、重複したお礼を削って短くしてください」と頼みます。条件が削られるようなら、人が原稿を直します。
承認した原稿を、実際に録音する人が自然な速さで読み、開始から最後までの秒数を測ります。上限を超えるなら早口にせず原稿を短くします。会社名、日時、フォームの呼び方を原資料と照合し、実際のフォームを開いて案内が通じることも確認します。
設定担当者が取扱説明書に従い、通常版を控えてから録音します。別の自社端末から試験着信し、冒頭の名乗りが切れないか、最後まで聞けるか、伝言の有無が説明と合うかを確認してください。臨時版には戻す担当と期限を付け、通常版へ戻した後にも試験着信します。AI原稿を作れたことと、機器で正しく案内できたことを別々に確認する手順です。
LIFESEEDSのAI活用支援で、現在の資料や運用から進め方を相談できます。困っている作業はお問い合わせからお知らせください。
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