AIで事務所移転の案内先と連絡する順番を整理しましょう

事務所移転では、「案内文を作った」だけでは連絡が終わりません。旧住所へ荷物が届く取引先、電話の変更を知らせる相手、日程が確定してから連絡する相手では、伝える内容と順番が違います。

生成AI（ChatGPTやClaudeやGeminiなど）に、匿名化した関係先の種類と確定条件を渡し、案内先・連絡時期・確認待ちを分けた移転連絡計画の下案を作ってみましょう。島田市周辺の小規模企業が、事務所一か所の連絡から試すための実践ガイドです。行政への届出や契約変更の要否・期限は、この計画とは別に専門の窓口で確認します。

正式な移転条件と、現在の連絡先台帳を用意します

移転日、旧拠点で対応できる最終日、新拠点の開始日、変更する窓口、まだ未定の条件を、社内の移転担当者から入手します。営業・購買・配送等の担当者には、現在使っている関係先台帳から連絡が必要か確認してもらいます。新しい名簿を推測で作るのではなく、実際の取引や受付の一覧から対象を選びます。

AI用の表には会社名、担当者名、メール、電話、住所、契約内容を載せません。取引先A等の仮IDと、配送あり・電話連絡あり等の必要な条件だけにします。特徴の組合せから相手が特定できるなら、さらに一般化するか、その行はAIへ渡さず人が追記します。実名との対応表は社内だけで管理してください。

会社が承認した生成AIの通常チャットで、短いテキストを貼り付けられる環境を使います。メールや顧客台帳への接続は不要です。保存・共有・学習利用等の条件を管理者に確認し、不明なら架空例だけで練習します。例えばGeminiの公式ヘルプでも職場アカウントの利用条件が示されており、利用できる環境は会社ごとに確認が必要です。全サービスの機能や出力が同じという意味ではありません。

角括弧を書き換えて、確認済みと未定を区別します

対象：[移転する事務所の仮ID]
旧拠点での最終対応日：[確定日／未定]
新拠点での開始日：[確定日／未定]
変更するもの：[住所・電話等。値は仮表記]
変更しないもの：[メール等]
案内を承認する人：[役割名]
関係先：
ID｜関係の種類｜移転前に止まると困ること｜連絡条件
[A｜仕入先｜荷物の送付先｜新拠点開始前に案内]
[B｜継続顧客｜電話連絡｜新電話が確定後に案内]
[C｜協力先｜変更なし｜連絡要否を担当者へ確認]

連絡条件は担当者が確認した内容へ置き換えます。契約上の通知期限がある場合もAIに判断させず、担当者が確認した期限だけを入力します。日付が未定なら、都合のよい日で埋めません。

上記の情報だけを使い、事務所移転の連絡計画の下案を作ってください。
出力列はID、知らせる事項、連絡する時期の条件、確認待ち、担当、送付状態。
日付や連絡要否を推測せず、不明なものは確認待ちとしてください。
連絡の基準日と実際の送付予定日を区別してください。
電話未確定の相手は未確定を明記し、送付済みとは書かないでください。
行政届出・契約条件を判断せず、メール送信も行わないでください。
最後に日程や条件の矛盾を質問として挙げてください。

架空例で、保留する行まで確認します

以下は実在企業の移転ではなく、手順を説明する架空例です。旧拠点は11月12日まで、新拠点は11月16日開始。住所は社内で確定していますが、電話番号は未確定とします。Aは荷物の送付先変更、Bは電話変更、Cは変更なしで要否未確認という入力です。

担当欄には購買・営業等の社内で決めた役割を追記します。11月13〜15日は旧拠点も新拠点も通常対応の前提にできないため、配送先を勝手に選びません。Aの通知日も「新拠点の開始前」だけで決めず、購買担当が直近の発送予定と配送に要する日数、相手側の送付先変更に必要な準備を確認して確定します。AIにはその確認済みの日だけを追記します。

AIが「Bも11月16日に通知済み」と書いたら、「電話は未確定、送信は未実施。Bを保留へ戻し、確認待ちと通知条件だけを残して」と追加します。すべてを同じ日に送る案が出たら、相手ごとの条件へ戻します。うまく直らなければAIの表を採用せず、原資料から人が作り直します。

原本と照合し、送った後も計画を更新します

移転担当者が日付と窓口の変更を、各業務担当者が関係先の漏れと連絡条件を確認します。その後、社内の実名対応表を使って宛先を戻し、承認した案内文と照合します。AIの下案をそのまま送信リストとして読み込ませないでください。

送付は既存のメール等で担当者が行い、表へ送付日、方法、不達、相手から追加確認が来た内容を追記します。受領確認が必要な相手は、返信待ちと連絡済みを分けます。移転日や電話が変わったら、元の条件を更新し、既送付先の再案内が必要か一行ずつ見直します。

まず一部門の連絡先だけで、準備と原本照合に掛かった時間、漏れ、不達、再案内件数を残しましょう。生成AIを使えば短縮できると決めず、人だけで作る場合の負担と比べて継続を判断します。

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