取引先Aの注文書は「品番・ケース数」、取引先Bは「商品コード・個数」。納品先も、Aは注文書の上部、Bは明細ごとに書かれている。こうした帳票を一枚ずつ読んで受注一覧へ直している卸売業では、AIで文字を読む前に、取引先ごとの読み替えルールをそろえると始めやすくなります。
従業員20人未満の卸売業で想定される悩みに対する改善提案です。実際の顧客で測った効果ではありません。島田市周辺の少人数企業でも、既存のExcelと届いた注文書を使い、まず二つの様式・一週間から取引先別変換ルールと受注取込候補を作る範囲を考えられます。
最初に共通の一行を決めます
今の受注一覧と、取引先から受け取る注文書のコピーを用意します。訂正済みや別紙のある注文も含め、受付担当と確認担当で、何を一明細として登録しているかを確認します。一注文で納品先が分かれる場合は、同じ商品でも別行が必要になることがあります。
共通項目には、取引先ID、注文番号、注文の版、明細番号、社内商品ID、注文書上の数量と単位、換算後の数量と単位、納品先ID、希望納期、原本の保存先、確認状態を設けます。元の数量を消して換算値だけにしないことが大切です。注文書にある希望納期は、受注側が約束した納期とは分けます。
取引先の列と意味を対応付けます
| 元の様式 | 共通項目への対応 | 人が確定する条件 |
|---|---|---|
| A様式の「商品No.」 | 取引先商品コードから社内商品IDへ対応 | 承認済みのコード対応表で一意に決まること |
| A様式の「ケース数」 | 元数量を保存し、入数を掛けて個数候補を作る | 商品・取引先・適用日が一致する承認済み入数 |
| A様式の上部「お届け先」 | 同じ注文の全明細へ納品先IDを対応 | 別紙や明細別の指定がないこと |
| B様式の「数量」 | 単位が個なら個数候補へ転記 | 明細ごとに単位と納品先を確認 |
列名が同じでも意味が同じとは限りません。「数量」がケースなのか個なのかを、過去の記憶から推測しないでください。商品名をそろえる辞書と、帳票の列・単位・納品先を対応させるルールは別の資料です。商品コードが対応しない行は、名称が似ていても受注候補へ確定しません。
入数の改定がある場合は、注文日基準か納品日基準かを取引先と社内の商品管理担当へ確認します。その基準日を変換ルールへ記録し、まだ決まっていない注文は旧新のどちらへも自動換算せず保留します。
変換ルールには対象の取引先と帳票の版、確認者、適用開始日を付けます。新様式が届いたら旧ルールへ無理に当てはめず、未対応として止める判断を決めます。
AIは見出し整理を補助し計算は決めた式で行います
AIには、実際の注文をそのまま渡す前に、機密を除いた見出しの一覧や架空様式を使って、「この列は共通表のどの欄の候補か」「対応しない列は何か」を整理させる使い方を提案します。意味が不明な列、欄外の注記、単位不明は要確認として残し、取引先へ聞く事項を下書きさせます。コード対応、入数、納品先は人が原本と承認済み資料で確定します。
顧客名、住所、注文番号、取引単価、未公開商品情報などは一般向けAIへ入力しません。伏字でも商品の組合せから取引が分かる場合は、架空データだけで様式を検討します。実データを扱うには、会社が許可した環境と保存・送信先の確認が別に必要です。
ケース数から個数への換算は、承認済み入数を参照する計算式や変換処理へ分けます。架空例で、商品P01の一ケースが12個と確認され、A様式に2ケースとあれば、取込候補は24個です。B様式で同じ商品が5個なら、その行は5個のままです。元の2ケースと5個も別欄に保存します。入数が不明な3ケースは、36個と予想せず換算候補を空欄にして保留します。
Excelでまとめる前に列名と型をそろえます
最初は、取引先別のコピーシートで見出しを共通名へ置き換え、担当者が候補表へコピーする方法から始められます。自動化するなら、Power Queryを使えるExcel環境と担当者を確認し、取引先ごとに読込み、列名変更、型指定、必要な換算を設定し、共通列になった後で追加します。
Microsoftの追加クエリの説明では、表の結合は列の位置ではなく列見出しの名前に基づき、対応しない列にはnullが入ると案内されています。左右の列を同じ順に並べるだけでは意味をそろえたことになりません。空欄が増えたときは元様式と列名を見直します。
データ型の公式説明も確認し、コードは先頭の0を失わない文字列、数量は計算用の数値、日付は日付として設定担当が検討します。自動判定へ任せきりにせず、0012というコード、単位がない数量、読めない日付を試験用コピーで確かめます。機種・版で使える操作は異なるため、実際のExcelでの試験が必要です。
取込候補と受注確定の間に確認を置きます
候補表へは原本と明細の手がかりを残し、受付担当が注文書の全明細と突き合わせます。商品ID、元数量と単位、換算根拠、納品先、希望納期、欄外注記を照合し、確認者と確認日が付いた行だけを次の受注登録へ渡します。取込処理が成功しても、受注確定や在庫引当が済んだとは扱いません。
同じ注文が再送されたときは、取引先ID・注文番号・版・明細番号で既存候補と照合します。番号が同じで数量が違う場合は、どちらが有効かを確認するまで新旧を保留します。表を追加する操作に重複除去や有効版の選択まで任せず、登録済みの番号と処理履歴を確認します。
納品先が上部と明細で異なる、入数が適用日で変わる、単位が「箱」だが対応表にない、といった例外は、理由と確認先を付けて別一覧へ回します。取引先への問い合わせ回答を原本の注記や変換ルールへ反映し、同じコピーで再変換してから確認します。
一週間は読み替えと例外処理の両方を測ります
まず二様式だけを対象に、従来の読替え・転記時間、確認時間、単位や納品先の修正件数を記録します。試行中は変換設定の手直しと保留への対応も含め、同じ明細数で比較します。変換が速くても、原本を探せない、誤った入数が残る、確認待ちが増える場合は対象を広げません。
うまくいかなければ、未確定候補を登録せず、原本と処理履歴を見て手入力へ戻します。再開時も、既に登録した明細をもう一度取り込まない確認が必要です。成果物は「そろった一覧」だけでなく、どの様式をどの条件で変換でき、どこを人に戻すかが分かるルール一式です。
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