生成AIで社内マニュアルを作る手順｜現場で使われる形に整える

生成AIへ作業メモを渡すと、社内マニュアルらしい文章は短時間で作れます。しかし、文章が整っていることと、現場で正しく使えることは別です。抜けた例外、古い画面、暗黙の判断、安全確認の不足が残れば、読みやすいだけの危険な手順書になります。

島田市周辺の小規模事業者が、特定の製品に依存せず、生成AIを下書き担当として使う方法を整理します。目的はページ数を増やすことではありません。新人や代替担当者が、迷う場所を見つけ、原資料へ戻り、必要なら作業を止められるマニュアルを作ることです。

最初に「誰が・いつ・どこまで」を決める

マニュアル作成は、対象業務を一文で限定するところから始めます。「受注業務」のような広い名前ではなく、「Webフォームから届いた新規問い合わせを営業担当へ引き継ぐまで」のように、開始と終了を決めます。業務の途中だけを対象にする場合も、前後の担当者を明記します。

NISTのAI Risk Management Framework Coreでは、AIが支援する具体的な作業、知識の限界、人による監督、役割と責任を文書化する考え方が示されています。マニュアル作成でも、生成AIが担当するのは構成や表現の下書きであり、正しさの承認は業務責任者が行う、と線を引きます。

• 読む人：新人、代替担当者、経験者のどれか
• 開始条件：何が届いたら作業を始めるか
• 終了条件：誰へ何を渡したら完了か
• 対象外：判断を別部署へ回すケース
• 承認者：内容を正式版にできる人

生成AIへ渡す前に材料を4種類へ分ける

メモ、録画、既存手順、担当者への聞き取りを、そのまま一括投入しません。機密情報や個人情報を除き、次の4種類へ分けます。矛盾があれば、生成AIに決めさせず、業務担当者へ確認する項目として残します。

材料	内容	確認のポイント
事実	画面名、入力項目、保存先	現在の環境と一致するか
判断	承認、差し戻し、優先度	誰が決めるか明記できるか
例外	不足、重複、緊急、障害	止める条件と連絡先があるか
証跡	記録名、日時、担当、結果	後から確認できる形か

画面キャプチャを使う場合は、顧客名、メールアドレス、注文番号などを架空のテストデータへ置き換えます。生成AIサービスの入力データや保存方法は製品と契約で異なるため、利用中の公式資料と社内ルールを確認してから扱います。

下書きは「正常系・例外・確認」の順に作る

最初に正常系の手順を番号付きで作ります。一つの手順には一つの操作を置き、「適切に処理する」「必要に応じて確認する」のような曖昧な言葉を避けます。次に、どの手順で何が起きたら通常経路から外れるかを追加します。最後に、完了を判断する確認項目を置きます。

1. 対象業務、読者、開始条件、終了条件を生成AIへ伝える
2. 材料から正常系だけを番号付きで整理させる
3. 元資料にない内容を補わず「要確認」と表示させる
4. 担当者が例外と停止条件を追記する
5. 別の担当者が手順どおりにテストする
6. 承認者が原資料と照合して正式版にする

入力例としては、「次の材料だけを使い、対象業務の手順を作成してください。推測で補わず、不明点は要確認一覧へ分けてください。各手順に担当者、入力、操作、完了条件を付けてください」と範囲を指定します。生成AIへ正答を求めるより、分からない箇所を見える化させる使い方が安全です。

現場テストでは説明せずに使ってもらう

作成者が横で説明すると、マニュアルの不足を口頭で補ってしまいます。対象業務を普段担当していない人に、テスト環境や架空データで実行してもらい、止まった手順を記録します。安全や顧客対応に関わる業務では、実データや本番操作で試さず、責任者がテスト方法を決めます。

確認軸	合格の目安	直す場所
開始	準備物と開始条件が分かる	冒頭の前提
操作	番号どおりに進められる	手順、画面、用語
判断	担当と基準が分かる	判断表
例外	止めて連絡できる	警告、連絡先
完了	保存先と引き継ぎ先が分かる	完了条件

NISTのAI RMF Playbookも、実際の利用条件に近いテスト、担当者向けの教育、監督手順の評価を実践案として挙げています。文書の見た目だけを校正するのではなく、利用者が止まった場所をテスト結果として残します。

正式版には版番号と次回確認日を付ける

マニュアルが完成したら、文書名、対象業務、責任者、版番号、公開日、次回確認日、参照元を先頭に置きます。古い版は通常の検索や共有フォルダから分離し、どれが正本か迷わない状態にします。画面や制度が変わったときに誰が修正するかも決めます。

総務省・経済産業省のAI事業者ガイドライン第1.2版は、適正利用、情報管理、リスクへの対応を継続的な運用として考える資料です。マニュアルも一度作って終わりにせず、事故、問い合わせ、画面変更、担当変更を更新のきっかけにします。

• 画面や入力項目が変わった
• 同じ質問や差し戻しが繰り返された
• 新しい例外や障害が発生した
• 担当者や承認者が変わった
• 関連する規程や契約条件が更新された

短いマニュアルから運用を定着させる

最初から全部署のマニュアルを作ると、確認が追いつかず、古い文書が増えます。月に数回以上行う定型業務で、担当者の説明負担が大きく、テスト環境を用意できるものから一つ選びます。1〜2ページで正常系と停止条件が分かる状態を目標にし、現場の質問を受けて追記します。

生成AIは、断片的なメモを一定の構造へ並べ、表現をそろえ、不明点を一覧化する補助に向いています。一方、会社固有の判断、最新画面、法令や安全の確認、正式版の承認は人が担います。この分担が明記されたマニュアルなら、AIを使ったこと自体より、更新し続けられる仕組みが残ります。

現場のメモや聞き取りから、確認できる社内マニュアルへ整える流れを設計したい場合は、LIFESEEDSのAI・業務効率化支援をご確認ください。対象業務と現在の資料を整理して、お問い合わせフォームからご相談いただけます。