AI研修のあと社内で初めて試す仕事を一枚の相談票にまとめましょう

地域企業向けのAI研修で「入力の仕方は分かったけれど、会社に戻って何を試してよいか分からない」と受講者が迷う場面を想定します。講座の最後に、会社で一作業を試すための相談票を一枚作っておくと、上司や利用ルールを確認する担当者へ「何を使って、どこまで試したいか」を具体的に伝えられます。

この演習では、生成AI（ChatGPTやClaudeやGeminiなど）で相談票の下案を作ります。作るのは試行の許可を求める文書です。受講者本人やAIが許可を出すものではありません。自治体の研修担当者は、会社の判断者が「範囲を絞れば試せる」「資料の扱いを先に確認したい」と答えられるところまで、架空の一件で練習させます。

会社で試す範囲を狭く取る

たとえば「社内の案内をAIで効率化したい」だけでは、確認する側はどの情報が外へ渡るか、誰が読むか、誤りが出たら誰が止めるかを判断できません。架空の備品案内で、既に配布された利用ルールの意味を変えず、初めて読む人向けに短く言い換えた案を一枚作る、と置き換えます。案を作るところで試行を区切り、案の掲示や社内通知は別の判断にします。

講師は、架空の原文と、架空企業が仮に決めた利用条件を別の紙に用意します。原文は守るべき業務ルールの根拠です。利用条件は、チャットに何を入れてよいか、どこまで試せるかの根拠です。この二つを混ぜると「備品の利用が認められているから、その台帳をAIに入れてよい」と読み違える可能性があります。

講座で使う資料と環境

研修の運営担当者が作成し、講師と確認した架空資料を使います。自社名、社員名、連絡先、実際の備品台帳、鍵の保管場所、社内共有先のURLは入力しません。実在の資料を伏字にする方法では、自由記述や固有の設備名から会社を特定できることがあるため、講座用の原文は一から作ります。受講者が自社で使う資料名や承認先を控えたい場合は、会社のルールに従って手元の別紙に書き、講座の共有やチャット入力には回さないよう案内します。

利用するのは主催者が許可した環境の通常チャットです。運営担当者は事前に、参加者に許可する利用環境、入力範囲、画面共有の有無を決めます。以下の練習はテキストの貼り付けだけででき、ファイルの接続や外部サービスの実行は必要ありません。環境の設定や保存条件を確認できない場合は、講師が用意した架空の出力例を配り、受講者は紙で照合します。

入力ひな型とコピーできる指示

角括弧の中は、研修担当者が配った架空資料の記述に置き換えます。実際の会社の情報へ差し替える練習は行いません。承認先や許可条件が資料にない場合は「未確認」と書きます。

【相談したい一作業】［何を一件作るか］
【入力できる資料と利用条件】［条件ID・資料の種類・用途］
【試行に使う架空の原文】［行ID・原文］
【対象外】［掲示・通知・台帳更新など］
【確認する役割】［役割名または未確認］
【見本の確認に使える時間】［架空の時間枠］

以下の入力だけを使い、会社の確認担当者へ渡す
「初回試行の相談票」の下案を作ってください。
一作業の目的／入力してよい資料／試行で作るもの／対象外／
原文と照合する合格条件／止める条件／試行後に残す記録／
判断を求める質問、の順にまとめてください。
資料の根拠は行IDか条件IDで示してください。
原文にないルールや承認先を補わず「未確認」としてください。
相談票の状態は「未承認」とし、掲示や通知は提案しないでください。

架空の入力から、確認者が読める相談票へ

以下は講座用に作った例です。チャットの実測結果や、実際の受講企業の記録ではありません。

一作業：備品の返却案内を短く言い換えた下案を一枚作る。
条件C1：許可された通常チャットに、架空の案内文だけを入力できる。
条件C2：試行は担当者が一人で行う。掲示・通知・台帳更新は対象外。
原文R1：当日中に返却する。
原文R2：当日中の返却が難しい場合は当日中に備品担当へ連絡する。
原文R3：備品担当が不在なら代理窓口へ連絡する。
確認役：社内のAI利用を確認する担当者。具体的な役職は未確認。
時間枠：一件、15分まで。

相談票に「下案を作る」と書いてあっても、条件に「社内へ共有する」と付け加わっていないかを照合します。実際に短い案内文まで模擬作成する場合は、たとえば「翌日までに担当者へ知らせる」ならR2に反します。「当日中に連絡。不在の場合は代理窓口へ」と直し、R1とR3も残ったかを確認します。代理窓口の名称は原文にないので埋めません。

範囲外の文が出たら、文章全体をもう一度書かせる前に「C2の対象外に反する掲示の文だけを削除し、他の条件は変えずに返してください」と指示します。修正後は、指摘した行だけでなく残りの根拠も読み合わせます。AIの下案を採用しない場合も、同じ表を手で直せば演習を続けられます。

相談相手の役で、一枚だけを読んでみる

受講者同士で、個社情報を含まない架空の票を使います。確認者役には元のチャットを見せず、①入力する資料、②作るもの、③しないこと、④どこで止まるかを一枚から答えてもらいます。「この票だけでは実物の台帳を使うか分からない」と言われたら、資料名の近くに「架空文のみ」と書き直し、別の人が同じ誤読をしないか確認します。演習で相談票を確認できたことは、自社での利用許可を意味しません。

会社に戻った受講者は、相談票のひな型を手元で書き直し、所属先のルールと担当者を確認します。許可された場合も、最初は一作業と一件のままにします。使う資料や共有先を増やしたくなったら、前の許可を広げて解釈せず、変わった欄を示して相談し直します。研修側は架空の票が一読で理解できたかを振り返り、個社の利用可否や成果は研修内の演習結果から推測しません。

事業者がAIを使うときの情報管理や人による確認を考える資料として、総務省・経済産業省のAI事業者ガイドライン第1.2版が参照できます。ここで示した相談票は研修の提案で、同ガイドラインが指定する様式ではありません。地域企業が試す仕事の絞り込みや、確認条件を組み立てる相談は、LIFESEEDSのAI活用支援やお問い合わせをご利用ください。