「ホームページのここを直してください」と連絡したのに、別の場所が変わった。直したい文章を送ったつもりが、確認のやり取りが何度も続いた。そんなときは、一件の修正を五つの情報に分けると伝えやすくなります。
この記事は、公開中のホームページの文章や写真を制作担当へ直してもらいたい事業者向けです。ページの場所、現在の表示、希望する表示、確認の根拠、希望日の五つをそろえ、最後に自分でも修正結果を確かめる方法を紹介します。新しいサイトを作る見積もりや保守契約の選び方とは、準備する情報が異なります。
まず直したい箇所を一件ずつ分けます
「全部きれいにしてほしい」では、担当者が完成形を想像することになります。文章の変更、画像の入れ替え、見え方の調整は分けて伝えます。同じページでも、連絡先と写真を変えるなら二件にします。どちらかだけ終わった場合も、残っている作業が分かります。
島田市周辺で店や会社のホームページを運営している場合も、特別な資料作成ソフトは必要ありません。メールの本文や、普段使う表に一件ずつ書けば始められます。管理画面のパスワードを修正票へ書く必要もありません。担当者に作業権限が必要なら、普段の管理方法に沿って別に用意します。
修正の目的を短く添えましょう。「見た目が気になる」より、「お客様が案内文を読んでも受付場所が分からない」のように、困る場面が分かる言葉が役立ちます。文章を入れ替えるだけで済むのか、案内の位置も変えるのかを担当者が検討しやすくなります。
五つの情報をそろえると希望が伝わります
| 伝える情報 | 書くこと | 足りないと困ること |
|---|---|---|
| 掲載場所 | ページのURLと見出し、対象箇所 | 似た案内の別ページを直してしまう |
| 現在の表示 | 今の文章をそのまま写す、画像の位置を示す | どの表示を入れ替えるのか分からない |
| 希望する表示 | 確認済みの完成文、使用する画像 | 担当者が文案や素材を推測してしまう |
| 確認の根拠 | 社内で確認した資料や確認担当者 | 未決定の情報を公開してしまう |
| 希望日 | いつから表示するか、確認できる日時 | 公開する時点がずれる |
URLは、ページを開いたときにブラウザの上部へ表示される住所です。ページの題名だけでは、同じ案内が複数あると場所を絞れません。URLに加え「二番目の見出しの下」などを添えます。画面の画像を送るなら対象箇所を囲み、顧客の名前やメール通知などが写っていないか確認します。
希望する表示は「新しいものに変更」ではなく、完成した文章を送ります。まだ決まっていない数字や日付は、仮のまま公開依頼をしません。担当者に文章作成から相談したい場合は、「文章案が必要」とはっきり伝え、作業範囲と確認の段取りを相談します。
コピーして使える修正依頼票
次は架空の会社が受付案内を直す例です。実在する店舗の情報ではありません。角括弧の箇所は自分の内容へ書き換え、現在の表示と希望する表示は省略せず記載します。
修正番号：[01] 目的：[初めて来社する方に受付場所を伝える] 掲載場所：[実際のページURL／アクセス案内の見出し下] 現在の表示：[到着後はお電話ください。] 希望する表示：[到着後は建物一階の受付へお越しください。] 確認の根拠：[受付担当に確認済み／確認日を記入] 希望する公開日：[年月日／時間帯が必要なら記入] 公開前の確認者：[自社の確認担当] 関連して直す箇所：[同じ案内があるページのURL、なければなし] 変更しない箇所：[電話番号・地図・写真は変更なし]
関連して直す箇所は、自分で分かる範囲を書きます。全ページを確認できていなければ「把握できているのはこの二ページです。ほかの掲載箇所の確認も相談したい」と伝えます。依頼した範囲と、追加で調べる範囲が曖昧になりません。
写真はファイル名も記載します。「添付した写真のどれか」では選ぶ基準が分かりません。必要なら、何を見せたい写真なのか、切れてほしくない部分はどこかを添えます。写真に載っている人物や店名などの掲載条件は、社内で確認してから送ります。
希望日は作業日と確認日を分けて伝えます
希望日を送っても、その日までに対応できるかは担当者の確認が必要です。締切がある場合は理由を添え、「対応可能日を返信してください」とお願いします。急ぎの変更と、次の定期更新でよい変更を分けると相談しやすくなります。
公開前に自社で見たいなら、その時間も確保します。「午前に確認用の画面を受け取り、午後に担当者が内容を確認する」のように、誰がいつ返事できるかを伝えます。承認の返事が必要な作業なのに、確認担当が休みのまま公開日を決めないようにしましょう。
取りやめた修正は、修正番号を示して連絡します。古いメールに書いた希望と新しい希望が違う場合は、最新の依頼票を一つにまとめます。「前の依頼に追記」で変更点を重ね続けると、どの内容が最終版か分かりにくくなります。
完了の連絡を受けたら閲覧者として確認します
完了メールだけで終わらせず、公開ページを自分で開きます。文章は依頼票と一文字ずつ照合する必要がある箇所を先に決めます。名称、日付、数字、連絡先などは特に確認しましょう。写真は必要な部分が切れていないか、スマートフォンでも確認します。
- 依頼したページと場所が変わっているか。
- 希望する完成文や画像と一致しているか。
- 同じ案内があるほかの指定ページも直っているか。
- 変更していない周辺の案内やボタンが使えるか。
- 表示開始日と自社の受付方法が一致しているか。
表示が古い場合は、ページを読み込み直し、別の端末でも確かめます。それでも異なるときは、見た日時、端末、URL、実際の表示を担当者へ送ります。「反映されていない」とだけ送るより、確認した状態を共有できます。表示の仕組みを自分で変更する前に、担当者へ原因の確認を依頼します。
最後に修正番号ごとに「確認済み」「再調整を依頼」「自社の返答待ち」を記録します。翌月に見返しても、何を直し、どこまで終わったのかが残ります。一件の依頼と一件の確認が対応する形にしておくことが、やり取りを分かりやすくする第一歩です。
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