共有している生成AIの指示文は書き換える前に前の版と比べましょう

社内で共通の指示文を使っていると、ある回答だけ直すつもりで指示を書き足すことがあります。例えば、文章を短くするよう指示した後、今まで残していた「確認待ち」の項目まで消えるかもしれません。変更したきっかけの入力に加え、以前うまく処理できた入力でも試してから共有しましょう。

ここでは生成AI（ChatGPTやClaudeやGeminiなど）で同じ業務を繰り返す担当者へ、指示文を一つ改訂するときの比較方法を提案します。成果物は、どの入力で何が変わったか、配布するかを記録した小さな比較メモです。

書き換える前に残す条件を決める

いま配っている指示文のコピーを取り、版と配布先を記録します。続いて、変えたい点と保ちたい点を分けます。例えば「引き継ぎ用の下書きを短くしたい」が変更点なら、「未完了の作業は残す」「担当未定を勝手に決めない」が保ちたい条件です。回答の言い回しを同じにする必要はありません。仕事を引き継ぐ人が次に取る行動に影響する項目を優先します。

入力例には、通常どおりに進んでいるもの、情報が足りないもの、取り違えると困るものを一つずつ用意できます。機密を含む原文を流用せず、会社が許可する環境で架空の入力を使います。条件を決めた人が、各入力で必ず残すべき内容と、出してはいけない内容を先に書きます。回答を見てから都合よく条件を変えると、改訂前と比べにくくなります。

同じ入力を新旧の指示文に渡す

比較するときは、同じ環境で旧版と候補版をそれぞれ別の会話に入れます。過去の回答が続きに入らないようにし、比較中は添付や検索の有無などの条件もそろえます。表示されるモデル名や設定を記録できる範囲で控え、新規の会話でもアカウントに保存した指示などが適用される環境では、揃えた条件と揃えられない条件を分けて控えます。モデル変更も同時に試す場合は、指示文の改訂と変更の影響を切り分けて評価します。

たとえば、入荷予定の出力を候補版だけ短くできても、「数量未確認」が消えたら共有を保留します。「短くする」の代わりに「同じ事実の繰り返しだけをまとめ、未確認は一行残す」と変更して再試行します。変えた入力だけでなく、先ほどの全例を再び使います。架空の比較メモなら「例02｜旧版：入荷予定は金曜・数量未確認｜候補版：金曜入荷予定｜数量の確認待ちが消えたため保留｜指示文を修正して全例を再試行」と残せます。数回の試行で結果が揺れる場合もあるため、取り違えの影響が大きい例は条件を揃えて複数回確認し、差を記録します。

配布した後に戻す先を残す

比較メモには、入力例のID、旧版・候補版、実施日、外れた条件、判定者と次の対応を残します。条件を満たしても、最初は担当者が出力を読み直せる用途に限って共有し、どの例で未確認の記述が落ちたかなどを記録します。配布後に重要な条件が欠けたら、管理者が候補版の利用停止を連絡し、承認済み旧版に共有先を戻します。版の番号を伝えて、個人で複製した指示文も更新してもらいます。旧版にも同じ問題があれば人による作成へ戻します。

島田市で兼務の担当者が何人かで指示文を使う場合も、まず一つの下書き作業で始められます。配布の目安は、文章が自然に見えることより、次の人が「何を確認してから進めるか」を新旧どちらの回答でも把握できることです。

社内で使う指示文と確認手順の整理はLIFESEEDSの生成AI活用・業務効率化支援をご覧いただき、お問い合わせからご相談ください。

アイキャッチは説明用に生成したイメージです。