生成AIで納品フォルダーに残った旧版を見つけましょう

納品先に渡すフォルダーを作ると、社内の作業フォルダーから似た名前の書類をコピーすることがあります。最後に承認された版と、一つ前の修正版が同じフォルダーにあると、どちらも開けるため見落としが起きます。送付前に承認記録と候補一覧を並べ、先に確認する箇所を見つけましょう。

ここでは生成AI（ChatGPTやClaudeやGeminiなど）に、匿名にした二つの一覧の照合を手伝ってもらいます。作るのは「何を確認すれば提出できるか」が分かる差分票です。提出の判断は、人が承認記録と実ファイルを見て行います。

承認された版とフォルダーに入った版を分けて控える
外部に入力できる情報だけで二つの一覧を作る
一致候補の横に差分の理由を書かせる
確認したコピーだけを送付用にまとめる

承認された版とフォルダーに入った版を分けて控える

承認済みの版は、責任者の承認メモや確定した納品一覧から転記します。「最後に保存したもの」を承認版に読み替えないでください。提出先からファイル名や形式の指定があるときは別欄に控えます。指定のない欄に空白が残ったら、未確認と明記します。

提出候補は送付するつもりのフォルダーから控えます。ファイル名の末尾にある拡張子に加え、版が分かる表紙や社内の承認記録と照合できる手がかりを記録します。ファイル名に「最終」とあっても、版の根拠が見つからなければ版不明です。候補一覧は送付に使うコピーから取ります。社内の作業フォルダーだけを見ても、コピー後の取り違えは見つかりません。

外部に入力できる情報だけで二つの一覧を作る

会社が許可した環境で、本文を入力できるチャットを使います。取引先名、案件名、共有URL、実際のパス、担当者名、資料本文を入れず、案件はA、書類はD01などの仮IDに置き換えます。元の名前に取引先や案件が含まれていれば、候補IDと実ファイルの対応表を社内だけに保存します。入力を許可できない場合は同じ欄を使い、手作業で照合します。

次の書式の角括弧を置き換えます。表計算に貼るときは、版やIDの欄を文字列として扱い、貼付後に原メモと比較します。例えば「01」が「1」になると、別の版を同じものとして扱う恐れがあります。

【承認記録】
書類ID｜承認版｜指定形式｜根拠ID
[D01]｜[03]｜[PDF]｜[承認A]

【提出候補】
候補ID｜書類ID｜確認できた版｜形式｜根拠
[C1]｜[D01]｜[03]｜[PDF]｜[表紙の版表示]

一致候補の横に差分の理由を書かせる

以下の二つの匿名一覧を、書類IDごとに比較してください。
承認記録にある各書類について候補ID、承認版、候補版、形式、差分の理由を表にしてください。
版と形式が両方合うものは一致候補、承認記録と版が異なるものは版違い、
版が確認できないものは版不明、形式が違うものは形式違いと記載してください。
複数の問題がある場合は全部書き、同じ書類IDの候補を省略しないでください。
候補ゼロの書類と、承認記録に載っていない候補も別欄に挙げてください。
未確認を推測で埋めず、版の順序が分からない場合は新旧を決めないでください。
ファイルを開いた、送付できると判断した、更新したとは書かないでください。
［ここに匿名の承認記録と提出候補一覧を貼る］

次はそのまま入力できる架空例です。

【承認記録】
書類ID｜承認版｜指定形式｜根拠ID
D01｜03｜PDF｜承認A
D02｜02｜PDF｜承認B

【提出候補】
候補ID｜書類ID｜確認できた版｜形式｜根拠
C1｜D01｜03｜PDF｜表紙の版表示
C2｜D01｜02｜PDF｜表紙の版表示
C3｜D02｜未確認｜PDF｜版表示を確認できず
C4｜D03｜01｜PDF｜表紙の版表示

候補	結果の例	次にすること
C1	一致候補	承認済みのコピーを開き、提出ファイルと照合する
C2	版違い	02版のコピーを送付対象から外す
C3	版不明	責任者に照会し、承認済みの原本から入れ直す
C4	承認記録に記載なし	提出指示を確認するまで対象から外す

この例の候補ゼロは0件ですが、D02は「一致候補なし」です。件数が合うかどうかと、提出できる版がそろったかどうかを分けて見ます。回答がC2を省いたときは「入力のC1からC4をそれぞれ一度ずつ結果へ載せ、省略されたIDを先に列挙」と指示して、再回答を入力の件数と突き合わせます。対応付けまで誤ったときは、IDの対応を人が直してから再照合します。

確認したコピーだけを送付用にまとめる

一致候補でも、元の承認済みファイルを開き、識別できる版表示や承認時の管理記録を確認します。先方の指定名へ直すときは、確認したコピーだけを別の提出用フォルダーへ入れてから名前を整えます。最終送付がZIPなら、作ったZIPを開いて中身を確かめます。同じ書類IDに一致候補が複数ある場合は送付を止め、責任者が提出用の一つを特定します。除外するのは提出用のコピーだけです。社内だけで持つ対応表に先方の指定名を記録し、最後に承認記録の書類数、重複の有無、形式と実際の名前を点検します。作業中に承認版が変わった場合は、前の差分票を再利用せず、変更後の承認記録と候補一覧を取り直します。

同じ形式が続く仕事では、書類IDと版と形式の完全一致は表計算でも処理できます。生成AIは、版表示の根拠や保留理由を確認しやすく整理する役割に絞れます。島田市の小規模な事業所でも、まず一案件で準備・入力・原ファイルの確認までの合計時間と保留件数を記録し、同等の案件を手作業で行った場合と比較できます。