地域企業のAI相談で、相談者が注文書や顧客一覧を持参したとき、その場で役立ちそうだからとコピーを残していませんか。相談先を決める受付記録と、資料そのものを預かる記録は分けて考えます。資料を預からず、内容の種類だけを聞いて相談を進められる場合もあります。
自治体の産業振興・商工・DX担当者に向け、資料の受取から返却・削除確認までを追う受渡記録を提案します。自治体での導入例ではありません。島田市周辺を含む地域企業支援で、相談担当と文書管理・情報管理の担当が、窓口の実際の運用を相談するための考え方です。
受け取る前に持ち帰ってもらう方法を検討します
相談予約の案内には、顧客名簿や機密の実物を最初から送らないよう記載します。「どんな帳票で、何行くらいあり、どこを転記しているか」といった説明や、相談者が作った伏字版・架空版で課題を整理できるかを考えてください。原本が必要なら、必要箇所と閲覧方法を相談担当が先に確認します。
窓口で見せてもらうだけなら、写真やスキャンを当然に残す運用にしません。個人名を隠していても、取引条件や図面が企業の機密であることはあります。相談者が持ってきたことと、AIサービスへ入力する許可があることも別です。
個人情報保護委員会の生成AI利用に関する注意喚起は、個人情報取扱事業者と行政機関等について、それぞれ入力時の注意点を示しています。この注意喚起を、あらゆる相談資料を受け取ってよい根拠や、保存期間を決める規定として使うことはできません。各自治体の規程と担当部署へ、扱える情報と環境を確認します。
預かる場合は資料一つに番号を付けます
最初に確認するのは、相談票が保存すべき行政文書に当たるか、持込資料と同じ保存区分か、委託先が複製を作ってよいかです。規程等で必要な保存がある場合はそれを優先し、相談終了と同時に一律削除するルールを作りません。相談者へ説明する返却・保存の扱いも、担当部署へ確認した内容にそろえます。
| 記録のまとまり | 残す項目 | 確認すること |
|---|---|---|
| 受け取ったもの | 相談番号、資料ID、原本・写しの別、枚数やファイル数、受取日 | 相談者と一緒に受取範囲を確認 |
| 預かる理由 | 必要な作業、利用者、利用を認めた範囲、確認済みの保存区分 | 相談の目的を超えて使わない |
| 保管と移動 | 管理を認めた保管先、引渡先、引渡日、受領確認、派生コピー | メール添付など別の写しが増えていないか |
| 終了時の処理 | 返却・保存・削除の別、予定時点、実施者、確認者、未確認事項 | 確認できるまで完了にしない |
記録票へ資料の本文や顧客情報を再転記すると、記録票自体にも同じ情報が増えます。資料IDと必要な管理情報を中心にし、誰が閲覧できるかも決めます。実際の保存先は承認された場所に限定し、担当者個人の端末や私用の共有先へ置かない運用を確認します。
紙の返却と電子の写しの確認は別々に追います
架空例として、相談C001で紙の二枚を資料D01として預かり、承認された方法で相談用の写しD01-C1を一つ作った場合を考えます。原本を返しただけでは、写しの処理まで終わったことにはなりません。紙原本の返却確認と、写しの保存・削除の判断を、それぞれ記録します。
委託先へ渡す必要がある場合も、依頼前に利用範囲、共有手段、複製の可否、終了時の確認方法を決めます。委託先が受領したか、再共有や作業用コピーがあるか、返却・削除等をどう確認できるかを資料IDで追える形にします。委託契約や自治体の規程にないことを、この記録票だけで許可したことにはしません。
削除ボタンを押したという報告だけで、バックアップや別の共有先まで消えたとは断定できません。保存システムの仕様、管理者が確認できる範囲、直ちに処理できない残存分の扱いを確認します。分からない範囲は「確認待ち」として担当と次の確認日を残してください。予定外の写しや送付先が見つかった場合は、追加の共有を止め、資料ID、分かった保存先、経緯を文書管理・情報管理の所管へ伝えます。独断で処理済みにせず、その後の確認方法や相談者への連絡要否を所管の判断につなぎます。
AIへ資料を渡す前提で運用を作りません
窓口の改善でAIを使うなら、まず実在しない相談番号と架空の資料名だけで受渡記録の様式案を作る範囲から検討できます。実際の預かり資料や、相談者と資料IDの対応表を生成AIへ入れる手順ではありません。
AIに任せられるのは、承認済みの項目を読みやすく並べる下案づくりです。受取可否、保存区分、返却時点、委託先へ渡す判断、処理完了の承認は人が行います。表計算で確認待ちを表示することはできますが、日付が来ただけで自動削除する仕組みへつなぐ前に、保存判断と例外を確定する必要があります。
まず一つの相談窓口で記録をつなげます
一週間の新規相談から、資料を預からずに進められた件数、預かった資料の所在不明、返却等の確認待ち、委託先へ聞き直した回数を記録します。待ちが残る理由を、記録漏れ、規程の確認中、相手からの回答待ちに分けると、次に直す場所を決められます。測定前に削減時間や改善率を約束しません。
目的は、相談を終えたときに「何を預かり、どこへ渡り、何がまだ確認待ちか」を担当者が答えられることです。受付票の項目を増やす前に、紙原本一つとその写しの経路を最後まで追えるかを試しましょう。
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